/ We know how

Czy ERP dla mikroprzedsiębiorców jest opłacalne?


W tym artykule dowiesz się:

  • Jakie obawy przed wdrożeniem ERP mogą mieć mikroprzedsiębiorstwa 
  • Czy ERP przeznaczone są tylko dla dużych firm, a małe powinny zostać przy CRM
  • Z jakimi kosztami trzeba się liczyć przy wdrożeniu ERP
  • W jaki sposób można dopasować ERP do skali przedsiębiorstwa, aby obniżyć koszty

Według danych Głównego Urzędu Statystycznego w Polsce w 2021 roku było 2,4 miliona mikroprzedsiębiorstw. Wiele z nich cyfryzuje swoją działalność, a jedną z metod digitalizacji może być implementacje systemu ERP.

 

 

Wprowadzenie do systemów ERP dla mikroprzedsiębiorstw – korzyści i wyzwania

 

Chociaż wdrożenie systemów ERP odbywa się z reguły w dużych organizacjach (np. firmach produkcyjnych), można zadać sobie pytanie – czy opłaca się wdrażać ERP w małych przedsiębiorstwach? Warto też wstrzymać się z odpowiedzią – na pierwszy rzut oka może się wydawać, że ERP w niewielkiej firmie będzie marnotrawstwem czasu i zasobów, ale po bliższym przyjrzeniu się sprawie okazuje się, że może to odmienić oblicze biznesu.

Główna korzyść zastosowania ERP w mikroprzedsiębiorstwie to możliwość zintegrowanego zarządzania – ponieważ system łączy w sobie wszystkie obszary działalności, od księgowości, przez produkcję, po obsługę klienta, firma może efektywniej zarządzać swoją działalnością. Oprócz tego warto podkreślić, że ERP zapewnia łatwy dostęp do informacji i pozwala monitorować wydajność firmy, co może stać się podstawą jej rozwoju.

Nie zmienia to faktu, że wdrożenie ERP w mikroprzedsiębiorstwie wiąże się również z pewnymi, istotnymi wyzwaniami. Największymi mogą być koszty implementacji – ceny systemów ERP wahają się w zależności od oferowanych funkcjonalności czy integracji z już stosowanymi w firmie narzędziami. Problemem może być także nastawienie pracowników – ponieważ ERP służą automatyzacji niektórych działań, osoby pracujące mogą obawiać się, że utracą pracę, co może negatywnie wpłynąć na ich wydajność i zaangażowanie.

 

 

Czy mikroprzedsiębiorstwa potrzebują pełnoprawnego systemu ERP?

 

Wdrożenie ERP w małych firmach z reguły jest pierwszym krokiem w stronę zwiększenia zakresu działalności, ale decydując się na to, trzeba pamiętać o kilku aspektach, które w największej mierze wpływają na wartość dodaną. ERP musi być dostosowane do skali działalności organizacji, więc jeśli operuje ona na niewielkim obszarze, a jej procesy są proste, wybór skomplikowanego systemu może okazać się nietrafioną inwestycją. Trzeba jednak podkreślić, że dzięki ERP możliwe jest szybsze i wydajniejsze zwiększenie zakresu działalności.

Nie da się też ukryć, że implementacja systemu ERP jest kosztowną inwestycją, która wymaga nie tylko sporych ilości pieniędzy, ale również czasu i nakładu pracy zespołu projektowego. Wymagane fundusze mogą przekraczać zdolności inwestycyjne mikroprzedsiębiorstw, ale z drugiej strony ERP jest inwestycją, która szybko się zwraca. Dzięki tego typu platformom firma może skalować swoją działalność np. do zwiększonej liczby nowych klientów.

Innym zarzutem, który może pojawić się w odpowiedzi na pytanie, czy mikroprzedsiębiorstwa potrzebują pełnoprawnego systemu ERP, jest teza o istnieniu mniejszych, bardziej wyspecjalizowanych platform, które mogą lepiej wpasować się w potrzeby firmy. Ten medal również ma dwie strony – faktem jest, że implementacja np. systemu CRM może być szybsza i może w krótkim czasie poprawić jakość obsługi klienta, ale faktem jest również, że CRM można wdrożyć w ramach ERP i jednocześnie mieć dostęp do innych funkcjonalności.

 

 

Opłacalność a koszty wdrożenia i utrzymania systemu ERP

 

Jakie są koszty wdrożenia ERP? Czy wartość dodana ERP przekracza poniesione wydatki? Tego typu pytania zadaje sobie każdy przedsiębiorca rozważający wybór tego rozwiązania, więc warto przyjrzeć się, co dokładnie wpływa na strukturę wydatków. Najczęściej są to takie elementy jak:

  • Licencje i oprogramowanie z reguły są jednym z największych kosztów, ale można je optymalizować poprzez korzystanie z subskrypcji lub chmury w trybie SaaS (Software as a Service, oprogramowanie jako usługa). Dokładna wysokość opłaty zależy też od rodzaju konta użytkownika, ale w Polsce w ostatnich latach wahały się one od 3000 do 7500 złotych – co ważne, najczęściej była to jednorazowa opłata.
  • Dostosowanie i konfiguracja to kolejna ważna składowa kosztów wdrożenia ERP, ale można założyć, że – ze względu na skalę działalności – będą one niższe w mikroprzedsiębiorstwie niż w korporacji.
  • Szkolenie pracowników również generuje koszty, ale jest inwestycją w przyszłość, ponieważ dobrze wyszkoleni użytkownicy mogą wykorzystywać więcej możliwości oferowanych przez system.
  • Zmiany w infrastrukturze IT mogą generować dodatkowe wydatki, ale najczęściej jest to jednorazowa płatność.

Do powyższych należy jeszcze doliczyć koszty utrzymania systemu ERP, w skład którego wchodzą m.in. abonamenty, opłaty za zużyte zasoby (w przypadku stosowanie chmury), aktualizacje czy koszty pomocy technicznej. Łącznie koszty utrzymania mogą wynosić do 25% kosztów wdrożenia.

Mimo iż implementacja ERP może być kosztowna, uzyskane dzięki niej korzyści mówią same za siebie. Dzięki ERP zwiększa się efektywność operacyjna organizacji, zyskuje ona możliwość skalowania swoich procesów oraz długoterminowo poprawia swoją konkurencyjność na rynku.

 

 

Adaptacja do skali – dostosowywanie funkcjonalności ERP do mikroprzedsiębiorstw

 

ERP dla mikroprzedsiębiorstw to same korzyści, ale trzeba pamiętać, że dostosowywanie funkcjonalności ERP to jeden z najważniejszych aspektów jego działania. Z tego powodu warto od początku postawić na platformę modułową – w ten sposób firma będzie mogła dostosowywać zakres funkcji do faktycznych potrzeb, a także będzie mogła go zwiększyć, jeśli zajdzie taka potrzeba. Nie wolno przy tym zapominać, żeby obsługa systemu była intuicyjna – powinni umieć nim operować ludzie bez wykształcenia programistycznego.

Często wybieraną metodą dostosowania ERP do skali przedsiębiorstwa jest wdrożenie go w środowisku chmurowym. Nie tylko eliminuje to konieczność utrzymania własnej infrastruktury, ale też poprawia elastyczność całości – gdy na horyzoncie pojawi się duże, wymagające większych zasobów, zlecenie, za pomocą kilku zmian w kodzie lub kliknięć można dostosować ilość potrzebnej przestrzeni w chmurze czy dodać nowe funkcje.

Współcześnie ważna jest też mobilność, więc wybrany system ERP powinien bez problemu dostosowywać się do urządzeń mobilnych, co może przydać się np. w trakcie delegacji czy wizyty u klienta, żeby pokazać mu możliwości platformy. Jednocześnie warto pamiętać o analizie danych – to głównie dzięki niej można w krótkim czasie dostosować skalę działania systemu do możliwości i potrzeb przedsiębiorstwa, a zebrane dane mogą być podstawą do dalszego rozwoju firmy.

Porozmawiajmy!

    Wypełnij formularz,
    a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!