/ We know how

Czy centralne jednostki dostarczające w firmie technologię mogą odzyskać efektywność?

Wewnętrzne, centralne jednostki odpowiedzialne za dostarczanie technologii często tracą zdolność wydajnej realizacji swoich zadań. Dzieje się tak wobec dynamicznego rozwoju firmy, wzrostu potrzeb biznesu oraz szybkich zmian na rynku technologicznym. Czy można odwrócić ten proces? 

 

Nowoczesne firmy zazwyczaj składają się z wielu jednostek biznesowych, realizujących różne cele czy nawet działających w różnych branżach. Dlatego często rolę centralnego dostawcy technologii przejmują osobne jednostki wewnętrzne działy bądź osobne spółki w grupie. Rolą tych ośrodków jest dostarczanie usług dopasowanych do różnych potrzeb, a przy tym zapewnienie wspólnego, stale doskonalonego standardu ich jakości oraz możliwość centralnego zarządzania nimi. Ich odpowiedzialność dotyczy podstawowych parametrów typu czas dostarczenia, cena, bezpieczeństwo.

 

 

Uniwersalne zagrożenie

 

Ten stosunkowo uniwersalny model podatny jest na ryzyko utraty przez jednostkę centralną mandatu do realizacji swojej roli. Dochodzi do tego w konsekwencji wcześniejszej utraty kompetencji, zasobów i poważnego spadku wydajności oraz jakości. Diagnozą takiego przypadku zajęliśmy się podczas współpracy z międzynarodowym klientem działającym w branży mediowej i edukacyjnej. Centralna jednostka technologiczna miała za zadanie koordynować dostarczanie usług dywizjom biznesowym przez zewnętrzną firmę technologiczną.

 

Symptomy problemu zaobserwowane we wstępnej fazie projektu discovery obejmowały brak faktycznej współpracy z pozostałym jednostkami, które teoretycznie miały być obsługiwane przez jednostkę centralną. W toku dalszej analizy doszło do diagnozy, która rzuca światło na przyczyny takiego stanu rzeczy. Ze względu na źródła problemu, mogą mieć one charakter uniwersalny – występować także w innych firmach.

 

Nasza analiza ukazała kontekst i przebieg zdarzeń prowadzących do utraty operacyjnej wydajności przez jednostkę centralną odpowiedzialną za technologię. Stanęła ona wobec konieczności podołania swojej roli w sytuacji dynamicznej zmiany skali działania firmy – doszło do serii fuzji znacząco zwiększających zakres zadań jednostki centralnej. Obok uwspólnienia i integracji nowej struktury firmy, jednostka centralna musiała także podołać dokonującej się transformacji chmurowej organizacji. Ten ostatni proces szczególnie wymaga budowy nowych kompetencji.

 

Aby sprostać nowej skali oraz nowym rodzajom wyzwań, jednostka centralna zdecydowała się na współpracę z zewnętrznym dostawcą technologicznym. Sama miała przejąć rolę koordynującą, aby lepiej zarządzać posiadanymi zasobami i kompetencjami. Jest to nadal wymagająca rola, niosąca szereg wymagań w kwestii umiejętności i kompetencji z zakresu architektury oraz samych rozwiązań chmurowych.

 

Okazało się, że skala, dynamika zmian i wzrostu potrzeb ze strony biznesu przerosły możliwości jednostki centralnej, także po faktycznej zmianie jej roli. Jednostka centralna stopniowo utraciła zdolność do gwarantowania, że dostarczane przez zewnętrzną firmę rozwiązania są najwyższej jakości, wykonane w najlepszym czasie i cenie. Rola koordynująca została ograniczona do roli przekazywania zewnętrznych usług bez uprzedniej oceny ich jakości. Utrata zdolności oceny łączyła się także z brakiem możliwości monitorowania poziomu jakości i egzekwowania od dostawcy stałej optymalizacji poszczególnych usług i całego ich portfela. W efekcie utrzymywany był pierwotnie gwarantowany poziom SLA, ale dostarczonym rozwiązaniom brakowało innowacyjności i odporności na przyszłe zmiany podyktowane dynamicznym rozwojem firmy i technologii.

 

Doprowadziło to do sytuacji, w której jednostki biznesowe przestały korzystać z usług wspólnych proponowanych przez jednostkę . Zamiast tego, zawiedzione jakością obsługi, zdecydowały się na rozwój własnych kompetencji do pozyskiwania i dostarczania technologii. W tej sytuacji centralny governance technologiczny uległ dekompozycji.

 

 

Czy warto i czy można przywrócić jednostce centralnej miejsce i rolę?

 

Z perspektywy krótkofalowej i długofalowej odbudowę jej centralnej pozycji uznaliśmy za konieczną. Krótkoterminowo, uznaliśmy przywrócenie centralnego governance nad technologią za bardziej efektywne rozwiązanie. Ale zarazem długofalowo, stworzenie skutecznej i rozwijającej się struktury scentralizowanej jest niezbędnym krokiem do bardziej jeszcze dojrzałej formy architektury. Paradoksalnie –  zdecentralizowanej i nawet rozproszonej (zgodnie z modelami zarządzania proponowanymi przez AWS, Azure i GCP). Jest to docelowy, optymalny model w firmach operujących w wielu ekosystemach publicznej chmury obliczeniowej.

Wdrożenie modeli rozproszonych będzie możliwe w oparciu o wytworzone zestandaryzowane kompetencje we wszystkich jednostkach.

 

W pierwszym kroku diagnoza zakłada przywrócenie centralnej roli wyznaczonej do tego jednostce odpowiedzialnej za dostarczanie technologii . Jednym ze scenariuszy jest twarde narzucenie governance uchwałą zarządu, likwidację autonomicznych, zdecentralizowanych ośrodków kompetencji i wyegzekwowanie pozyskiwania technologii z jednego źródła. Jest to scenariusz ryzykowny, ponieważ poza obietnicą poprawy jakości i korzyści typu poprawy ceny i czasu, nie można przedstawić mocnych argumentów.

 

Dlatego lepszym wyborem jest podejście lead by example – stopniowe, ale zarazem szybkie odbudowanie przez centralną jednostkę technologiczną zdolności do pozyskiwania jakościowych usług od dostawcy zewnętrznego. Przedstawienie konkurencyjnych pod względem jakości i ceny usług pozwoli przekonać do nich pozostałe jednostki organizacyjne.

 

Wraz z odzyskaniem ich zaufania pojawi się możliwość przywrócenia – a w zasadzie wprowadzenia na nowo – centralnego governance. Dokona się to poprzez uzyskanie rzeczywistego mandatu do pełnienia roli centrum koordynującego i dostarczającego wspólne usługi technologiczne.

Porozmawiajmy!

    Wypełnij formularz,
    a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!