Co zrobić, gdy twój system ERP jest przestarzały?
Systemy ERP, tak jak inne rodzaje oprogramowania, należy regularnie aktualizować. Korzystanie z przestarzałego ERP może bowiem prowadzić do wielu negatywnych skutków, takich jak np. dług technologiczny, czyli moment, w którym system nie będzie nadążał za organizacją, co bezpośrednio wpłynie na efektywność przedsiębiorstwa. Na co uważać i jak przygotować się do wymiany systemu ERP?
Czym jest system ERP?
System ERP to oprogramowanie integrujące procesy związane z zarządzaniem przedsiębiorstwem. Najczęściej obejmuje takie działania jak planowanie produkcji, zarządzanie zasobami czy księgowość. Wdrożenie takiego systemu zwiększa efektywność operacyjną i redukuje koszty prowadzenia działalności. Umożliwia także podejmowanie decyzji na podstawie danych, co może być dla firmy krokiem w stronę stania się organizacją świadomą, podejmującą decyzje oparte na konkretnych danych.
Systemy ERP są w pewnej mierze podobne do BMS (Business Management Systems). Oba rodzaje oprogramowania pomagają zarządzać przedsiębiorstwem i integrują różne procesy w ramach jednego systemu, ale różnią się m.in. skalą – ERP zwykle są bardziej skomplikowane i obejmują większą liczbę procesów niż BMS. Warto też podkreślić, że BMS może być używany w różnych branżach, podczas gdy ERP stosuje się głównie w firmach produkcyjnych.
ERP jest często zestawiane z MRP (Materials Requirement Planning, planowanie zapotrzebowania materiałowego). Trzeba jednak pamiętać, że między ERP i MRP istnieją wyraźne różnice. MRP koncentruje się na planowaniu produkcji i zapewnieniu odpowiedniej ilości surowców, zaś ERP może obejmować szerszy zakres i uwzględniać np. sprzedaż czy zarządzanie kadrami. Różnica istnieje też w poziomie planowania – MRP pozwala na szczegółowe planowanie, podczas gdy ERP pracuje na poziomie strategicznym i operacyjnym.
Jak sprawdzić aktualność swojego systemu ERP?
Pierwszym krokiem jest analiza systemowej dokumentacji. Oprócz tego należy sprawdzić, czy oprogramowanie jest zaktualizowane do najnowszej wersji, ponieważ w przypadku starszej istnieje ryzyko braku najnowszych funkcjonalności lub poprawek. System ERP powinien też być zgodny z obowiązującymi standardami i przepisami.
Oprócz tego warto upewnić się, czy system ERP jest poprawnie zintegrowany z innymi rodzajami stosowanego w firmie oprogramowania (np. systemem CRM). Ważna będzie również analiza zabezpieczeń ERP oraz bezpieczeństwa danych w nim zawartych – nie powinny znajdować się w nim błędy lub luki, ponieważ stwarza to ryzyko ataku hakerskiego lub błędów w działaniu.
Warto również skonsultować się z dostawcą oprogramowania ERP. Będzie on posiadać najaktualniejszą wiedzę, co pomoże upewnić się, że stosowane w firmie rozwiązania są dostosowane do aktualnych wymogów i potrzeb. Konsultant zapewni także wsparcie techniczne i pomoże w zaktualizowaniu systemu ERP do najnowszej wersji.
Jak przestarzały system ERP negatywnie wpływa na twój biznes?
Czasami może zdarzyć się, że w miarę rozwoju firmy system ERP staje się przestarzały i niedopasowany do jej aktualnych potrzeb i warunków rynkowych. Może to negatywnie wpływać na jej działalność z wielu powodów. Jednym z najważniejszych jest ograniczenie funkcjonalności, co może zmniejszyć możliwości biznesowe organizacji. Przestarzały system ERP może też zwyczajnie działać wolniej i mniej wydajnie niż nowsze systemy.
Kolejnym negatywnym czynnikiem jest spadek poziomu bezpieczeństwa. Nieaktualny system ERP może być bardziej podatny na ataki hakerskie i inne zagrożenia cybernetyczne. To z kolei może zwiększyć koszty – nie tylko utrzymania samego systemu, ale również naprawy szkód w przypadku trudności.
Warto też pamiętać, że korzystanie z przestarzałego systemu ERP negatywnie wpływa na pozycję rynkową i konkurencyjność firmy. Nowocześniejsze systemy zapewniają lepszą jakość obsługi, bardziej efektywną produkcję lub szybsze podejmowanie decyzji.
Jakie kroki podjąć w przypadku posiadania przestarzałego systemu ERP?
Przed przejściem do wymiany systemu ERP warto sprawdzić np. listę najpopularniejszych tego typu rozwiązań. Jednak bez względu, czy organizacja będzie korzystać z gotowego systemu, czy z oprogramowania opracowanego specjalnie na jej potrzeby, trzeba wziąć pod uwagę kilka czynników.
Wdrożenie nowego systemu jest czasochłonne i kosztowne. Nowe oprogramowanie powinno być w pełni dostosowane do potrzeb firmy. Powinno być też łatwo skalowalne i mieć możliwość integracji z już stosowanymi systemami. Nowy system powinien też wyróżniać się rozsądnymi cenami i kosztami utrzymania
Ważne jest także bezpieczeństwo danych – należy zwrócić uwagę na zaawansowanie szyfrowania danych, zabezpieczenia haseł oraz protokoły bezpieczeństwa. System ERP powinien być wydajny, aby zapewnić szybki dostęp do informacji i danych biznesowych.
Decydując się na wymianę systemu, na początku warto określić, które funkcje obecnie stosowanego nie spełniają potrzeb biznesowych oraz wyszczególnić procesy niezbędne dla firmy. Następnie można przejść do analizy rynku – pozwoli to wybrać system ERP dopasowany do potrzeb biznesowych przedsiębiorstwa. Dobrze jest postawić na dostawcę, który zapewni wysokiej klasy wsparcie techniczne.
Wdrożenie nowego systemu powinno odbywać się według określonego harmonogramu i nie może zakłócać normalnego funkcjonowania firmy. W tym celu dobrze jest nie tylko wskazać dokładne terminy realizacji poszczególnych etapów, ale również wybrać zespół projektowy odpowiedzialny za implementację. Powinni znaleźć się w nim przedstawiciele działów, takich jak księgowość, produkcja, sprzedaż i IT.
Niezbędne będą też szkolenia dla pracowników, którzy będą korzystać z nowego systemu ERP. Powinni być w pełni zaznajomieni z nowymi funkcjonalnościami i procesami w systemie. Jednocześnie należy dostosować plany biznesowe i procesy firmy do funkcjonalności nowego systemu ERP. Podsumowując, wybierając nowy system ERP, trzeba dokładnie przeanalizować potrzeby biznesu i wybrać system, który w najlepszym stopniu je spełni.
Porozmawiajmy!
a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!
Podobne wpisy:
ERP vs MRP – czyli jakie są różnice między planowaniem zasobów przedsiębiorstwa a zapotrzebowania materiałowego?
Najnowsza wersja Epicor ERP 10.2.700- ułatwienia i innowacje
Najpopularniejsze systemy ERP w Polsce. Czy popularne znaczy lepsze oraz na jaki system się zdecydować?
Excel vs ERP, czyli dlaczego arkusze to zdecydowanie za mało w stosunku do ERP?