Systemy ERP, tak jak inne rodzaje oprogramowania, należy regularnie aktualizować. Korzystanie z przestarzałego ERP może bowiem prowadzić do wielu negatywnych skutków, takich jak np. dług technologiczny, czyli moment, w którym system nie będzie nadążał za organizacją, co bezpośrednio wpłynie na efektywność przedsiębiorstwa. Na co uważać i jak przygotować się do wymiany systemu ERP? Czym jest system ERP?
System ERP to oprogramowanie integrujące procesy związane z zarządzaniem przedsiębiorstwem. Najczęściej obejmuje takie działania jak planowanie produkcji, zarządzanie zasobami czy księgowość. Wdrożenie takiego systemu zwiększa efektywność operacyjną i redukuje koszty prowadzenia działalności. Umożliwia także podejmowanie decyzji na podstawie danych, co może być dla firmy krokiem w stronę stania się organizacją świadomą, podejmującą decyzje oparte na konkretnych danych.Systemy ERP są w pewnej mierze podobne do
BMS (Business Management Systems). Oba rodzaje oprogramowania pomagają zarządzać przedsiębiorstwem i integrują różne procesy w ramach jednego systemu, ale różnią się m.in. skalą – ERP zwykle są bardziej skomplikowane i obejmują większą liczbę procesów niż BMS. Warto też podkreślić, że BMS może być używany w różnych branżach, podczas gdy ERP stosuje się głównie w
firmach produkcyjnych.ERP jest często zestawiane z MRP (Materials Requirement Planning, planowanie zapotrzebowania materiałowego). Trzeba jednak pamiętać, że między
ERP i MRP istnieją wyraźne różnice. MRP koncentruje się na planowaniu produkcji i zapewnieniu odpowiedniej ilości surowców, zaś ERP może obejmować szerszy zakres i uwzględniać np. sprzedaż czy zarządzanie kadrami. Różnica istnieje też w poziomie planowania – MRP pozwala na szczegółowe planowanie, podczas gdy ERP pracuje na poziomie strategicznym i operacyjnym.
Jak sprawdzić aktualność swojego systemu ERP?
Pierwszym krokiem jest analiza systemowej dokumentacji. Oprócz tego należy sprawdzić, czy oprogramowanie jest zaktualizowane do najnowszej wersji, ponieważ w przypadku starszej istnieje ryzyko braku najnowszych funkcjonalności lub poprawek. System ERP powinien też być zgodny z obowiązującymi standardami i przepisami.Oprócz tego warto upewnić się, czy system ERP jest poprawnie zintegrowany z innymi rodzajami stosowanego w firmie oprogramowania (np. systemem CRM). Ważna będzie również analiza zabezpieczeń ERP oraz
bezpieczeństwa danych w nim zawartych – nie powinny znajdować się w nim błędy lub luki, ponieważ stwarza to ryzyko ataku hakerskiego lub błędów w działaniu.Warto również skonsultować się z dostawcą oprogramowania ERP. Będzie on posiadać najaktualniejszą wiedzę, co pomoże upewnić się, że stosowane w firmie rozwiązania są dostosowane do aktualnych wymogów i potrzeb. Konsultant zapewni także wsparcie techniczne i pomoże w zaktualizowaniu systemu ERP do najnowszej wersji.
Jak przestarzały system ERP negatywnie wpływa na twój biznes?
Czasami może zdarzyć się, że w miarę rozwoju firmy system ERP staje się przestarzały i niedopasowany do jej aktualnych potrzeb i warunków rynkowych. Może to negatywnie wpływać na jej działalność z wielu powodów. Jednym z najważniejszych jest ograniczenie funkcjonalności, co może zmniejszyć możliwości biznesowe organizacji. Przestarzały system ERP może też zwyczajnie działać wolniej i mniej wydajnie niż nowsze systemy.Kolejnym negatywnym czynnikiem jest spadek poziomu bezpieczeństwa. Nieaktualny system ERP może być bardziej podatny na ataki hakerskie i inne zagrożenia cybernetyczne. To z kolei może zwiększyć koszty – nie tylko utrzymania samego systemu, ale również naprawy szkód w przypadku trudności.Warto też pamiętać, że korzystanie z przestarzałego systemu ERP negatywnie wpływa na pozycję rynkową i konkurencyjność firmy. Nowocześniejsze systemy zapewniają lepszą jakość obsługi, bardziej efektywną produkcję lub szybsze podejmowanie decyzji.
Jakie kroki podjąć w przypadku posiadania przestarzałego systemu ERP?
Przed przejściem do wymiany systemu ERP warto sprawdzić np. listę
najpopularniejszych tego typu rozwiązań. Jednak bez względu, czy organizacja będzie korzystać z gotowego systemu, czy z oprogramowania opracowanego specjalnie na jej potrzeby, trzeba wziąć pod uwagę kilka czynników.Wdrożenie nowego systemu jest czasochłonne i kosztowne. Nowe oprogramowanie powinno być w pełni dostosowane do potrzeb firmy. Powinno być też łatwo skalowalne i mieć możliwość integracji z już stosowanymi systemami. Nowy system powinien też wyróżniać się rozsądnymi cenami i kosztami utrzymaniaWażne jest także bezpieczeństwo danych – należy zwrócić uwagę na zaawansowanie szyfrowania danych, zabezpieczenia haseł oraz protokoły bezpieczeństwa. System ERP powinien być wydajny, aby zapewnić szybki dostęp do informacji i danych biznesowych.Decydując się na
wymianę systemu, na początku warto określić, które funkcje obecnie stosowanego nie spełniają potrzeb biznesowych oraz wyszczególnić procesy niezbędne dla firmy. Następnie można przejść do analizy rynku – pozwoli to wybrać system ERP dopasowany do potrzeb biznesowych przedsiębiorstwa. Dobrze jest postawić na dostawcę, który zapewni wysokiej klasy wsparcie techniczne.Wdrożenie nowego systemu powinno odbywać się według określonego harmonogramu i nie może zakłócać normalnego funkcjonowania firmy. W tym celu dobrze jest nie tylko wskazać dokładne terminy realizacji poszczególnych etapów, ale również wybrać zespół projektowy odpowiedzialny za implementację. Powinni znaleźć się w nim przedstawiciele działów, takich jak księgowość, produkcja, sprzedaż i IT.Niezbędne będą też szkolenia dla pracowników, którzy będą korzystać z nowego systemu ERP. Powinni być w pełni zaznajomieni z nowymi funkcjonalnościami i procesami w systemie. Jednocześnie należy dostosować plany biznesowe i procesy firmy do funkcjonalności nowego systemu ERP. Podsumowując, wybierając nowy system ERP, trzeba dokładnie przeanalizować potrzeby biznesu i wybrać system, który w najlepszym stopniu je spełni.
