Ciągłe doskonalenie systemu ERP – strategie na bieżącą optymalizację
W tym artykule dowiesz się:
- Dlaczego ciągła optymalizacja systemu ERP jest koniecznością
- W jaki sposób można monitorować wydajność systemu ERP
- Które obszary systemu ERP szczególnie warto optymalizować
- W jakim przypadku nie warto optymalizować systemu ERP
Systemy ERP mogą w krótkim czasie poprawić efektywność operacyjną firmy, ale równie szybko mogą stać się bezużyteczne, ponieważ technologia cały czas się rozwija. Jak zatem ciągle doskonalić system ERP i na co zwracać uwagę?
Dlaczego warto ciągle doskonalić system ERP?
Prognozy co do przyszłości systemów ERP mogą się różnić w szczegółach dotyczących np. CAGR w branży, ale jedna rzecz jest pewna – technologia ta będzie ciągle doskonalona, a kolejne pokolenia specjalistów od ERP będą zadawać sobie pytania, jak usprawnić działanie tego typu platform i jak zminimalizować koszty ich wdrożenia.
Dlaczego ciągłe doskonalenie systemu ERP jest ważne? Ponieważ pozwala utrzymać konkurencyjność i efektywność operacyjną, a to ma znaczenie, gdy platformy stają się standardem w wielu branżach. Rosnące skomplikowanie i liczba procesów biznesowych sprawiają, że ich integracja, automatyzacja i centralizacja w ramach jednego systemu pozwalają lepiej zarządzać zasobami i prowadzić codzienną działalność.
Trzeba też pamiętać, że technologie, procesy biznesowe oraz wymagania prawne stale ewoluują. Zmiany prawa mogą np. wymusić wprowadzenie nowych modułów do systemu ERP, ale mogą one też wynikać z przełomu technologicznego. Bez względu na powód, bez bieżących usprawnień system może szybko stać się przestarzały, a to może prowadzić do spadku efektywności.
Usprawnienia w zakresie interfejsu użytkownika, optymalizacja przepływu pracy, czy automatyzacja powtarzalnych procesów mogą podnieść produktywność pracowników i zredukować czas poświęcany na manualne czynności. Ma to też znaczenie w kontekście cyberbezpieczeństwa – nieaktualizowany system ERP może mieć luki w zabezpieczeniach, co naraża firmę na poważne straty.
Narzędzia do monitorowania wydajności ERP
Wydajność ERP mierzy się za pomocą wskaźników, takich jak np.
- szybkość przetwarzania danych,
- stabilność,
- dostępność systemu,
- efektywność realizacji najważniejszych procesów biznesowych.
Współcześnie do celu zarówno pomiaru, jak i optymalizacji wymienionych wyżej miar wykorzystuje się rozwiązania AI i ML – nie tylko są one w stanie przetwarzać zdecydowanie większe ilości danych niż nawet najlepiej wyszkolony specjalista, ale również mogą się na nich uczyć i automatycznie dostosowywać działanie systemu do aktualnych warunków.
Narzędzia analityczne (zarówno „zwykłe”, jak i te wykorzystujące SI) stosuje się też, żeby identyfikować obszary wymagające optymalizacji – przykładami takich sytuacji będą m.in. nadmiernie wydłużony czas realizacji zamówień czy problemy z integracją między różnymi modułami systemu. Monitorowanie wydajności pamięci operacyjnej czy moc obliczeniowa serwerów może w takim wypadku pomóc uniknąć przeciążenia oraz poprawić stabilność systemu.
Narzędzia do optymalizacji ERP często też integruje się z innymi systemami monitorującymi w firmie. W ten sposób można uzyskać pełniejszy obraz kondycji infrastruktury IT, a także można lepiej kontrolować całość zasobów technologicznych. W tym kontekście znowu ujawniają się skuteczność sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego, ponieważ wykorzystujące je narzędzia mogą np. prognozować potencjalne problemy dzięki analizie wzorców zachowania z różnych źródeł danych.
Jakie obszary systemu ERP warto optymalizować?
Optymalizacja systemu ERP powinna przede wszystkim wspierać automatyzację i standaryzację najważniejszych operacji, takich jak zarządzanie zamówieniami, produkcją, finansami czy zasobami ludzkimi. W tym wypadku optymalizacja powinna skupiać się na eliminacji zbędnych etapów. Trzeba również dbać o integrację danych z różnych działów firmy – aby były one w pełni użyteczne, należy koncentrować się na udrożnieniu przepływu informacji oraz bieżącej aktualizacji danych.
Optymalizacja wydajności technicznej ERP powinna obejmować zarówno poprawę szybkości przetwarzania danych, jak i zapewnienie stabilności oraz dostępności systemu, ponieważ wolno działające moduły, długie czasy ładowania czy przestoje mogą zakłócić codzienną działalność firmy. Z tego powodu trzeba stale monitorować obciążenia systemu oraz aktualizować oprogramowanie, modernizować infrastruktury IT czy rozważyć migrację do chmury.
Ważne jest również doświadczenie użytkowników korzystających z systemu – intuicyjny interfejs, łatwość w poruszaniu się po systemie oraz minimalizacja zbędnych kliknięć i ekranów wpływają na wydajność pracy. Dobrze jest również dostosowywać funkcje systemu do specyficznych potrzeb użytkowników, żeby zwiększać ich produktywności – w tym wypadku warto rozważyć wprowadzenie aplikacji no code/low code, żeby użytkownicy mogli sami optymalizować procesy, których używają najczęściej.
Kiedy systemy ERP nie są warte optymalizowania?
Istnieją sytuacje, w których systemy ERP mogą nie być warte optymalizowania – najbardziej oczywisty jest moment, w którym koszty związane z aktualizacją i usprawnieniami przewyższają potencjalne korzyści. Dzieje się tak, gdy przedsiębiorstwo planuje w najbliższym czasie wymianę systemu na nowocześniejszy – w taki wypadku lepiej przeznaczyć zasoby na wdrożenie nowego rozwiązania.
W małych przedsiębiorstwach, które nie planują intensywnego rozwoju, koszty związane z modernizacją ERP mogą nie przekładać się na znaczące korzyści, zwłaszcza jeśli system w obecnej formie w zupełności spełnia podstawowe funkcje.
Podobną sytuacją jest brak odpowiednich zasobów wewnętrznych, zarówno w postaci kompetencji technologicznych, jak i liczby pracowników zdolnych do przeprowadzenia procesu optymalizacyjnego. W firmach z niewielkimi zespołami IT, których działania skupiają na utrzymaniu bieżącej infrastruktury, próba optymalizacji ERP bez wsparcia może prowadzić do zwiększenia ryzyka niepowodzenia projektu.
Także przedsiębiorstwa działające w stabilnym środowisku biznesowym mogą uznać optymalizację systemu ERP za zbędną. W takich przypadkach obecny system, choć może nie być najbardziej zaawansowany technologicznie, może w pełni wystarczać do zarządzania operacjami. Optymalizacja może też okazać się nieuzasadniona, jeśli firma nie jest w stanie precyzyjnie określić obszarów wymagających usprawnień i nie posiada dostatecznie zdefiniowanych procesów wewnętrznych.
Porozmawiajmy!
a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!
Related posts:
Rebranding: Mindbox oraz Mindworkers – dwa siostrzane brandy
ERP a CRM – czym się różnią oraz który system warto wdrożyć w przedsiębiorstwie?
Wymiana systemu ERP na nowy – na co zwrócić uwagę, aby zmiana wyszła na lepsze?
Systemy ERP w pracy zdalnej – kilka ważnych informacji