Jak przyspieszać i zwiększać efektywność procesów biznesowych przy pomocy Microsoft Power Apps

Jak przyspieszać i zwiększać efektywność procesów biznesowych przy pomocy Microsoft Power Apps

Scania Polska wykorzystuje Microsoft Power Apps do szybkiego tworzenia profesjonalnych aplikacji, które automatyzują i znacząco przyspieszają procesy biznesowe. Minimalne koszty, bardzo krótki czas tworzenia rozwiązania, możliwość jego modyfikowania na bieżąco, w trakcie spotkań z użytkownikami – wszystko to sprawia, że digitalizacja organizacji nigdy nie była łatwiejsza, szybsza i nie przynosiła lepszych efektów.

Klient: Scania Polska

Liczba użytkowników aplikacji: 700

Od pomysłu do uruchomienia aplikacji: 4 tygodnie

Zastosowane rozwiązania: Microsoft Power Apps

Korzyści: pełna kontrola nad procesem zatwierdzania zamówień, przyspieszenie procesów biznesowych

Scania to globalna organizacja sprzedająca samochody ciężarowe i autobusy oraz świadcząca usługi serwisowe w ponad 100 krajach. Firmowe zakłady produkcyjne znajdują się w Europie, Ameryce Południowej i Azji. Na wielu rynkach Scania oferuje także usługi finansowe.

Scania Polska odpowiada za sprzedaż na naszym rynku nowych i używanych pojazdów, ich wynajem, ale także świadczy szeroki zakres usług serwisowych i naprawczych oraz finansowych. Firma wyróżnia się od konkurencji gęstą siecią warsztatów rozlokowanych w całym kraju – większość z nich jest własnością spółki. Scania Polska zatrudnia blisko 700 osób, z czego połowa to mechanicy.

Wyzwanie: przyspieszenie procesu składania zapotrzebowań i ich zatwierdzania

Pracownicy do wykonywania swoich obowiązków najczęściej potrzebują rozmaitych dodatkowych rzeczy albo usług, np. ołówków, papieru albo transportu. Dlatego zgłaszają takie zapotrzebowanie swoim przełożonym, a następnie, po zatwierdzeniu realizują zamówienie. Im większa, bardziej złożona organizacja, tym większe jest to wyzwanie i w tym większym stopniu proces zamówień może wpływać na przebieg procesów biznesowych.

Scania Polska do obsługi procesu zamówień – składania zamówień przez pracowników i zatwierdzania ich przez przełożonych – wykorzystywała prosty arkusz kalkulacyjny zbudowany w Microsoft Excel. Największym problemem związanym z jego wykorzystaniem była aktualizacja plików. Po wprowadzeniu zmian trzeba było poinformować wszystkich pracowników o konieczności korzystania z nowej, zaktualizowanej wersji arkusza. Używanie starego powodowało bowiem kłopoty. Jak można się domyślić, nie wszyscy mogli na czas pobrać nowy plik, a to ostatecznie wpływało negatywnie na przebieg wielu procesów biznesowych.

„Stąd powstał pomysł stworzenia centralnej formatki działającej w chmurze. Ze względu na łatwość i szybkiego rozwoju takiej aplikacji zdecydowaliśmy się na wykorzystanie technologii Microsoft Power Apps. Jako użytkownicy Microsoft Office 365 mieliśmy do niej dostęp bez dodatkowych inwestycji” – wyjaśnia przedstawiciel Scania Polska.

Rozwiązanie: centralna formatka działająca w chmurze Microsoft

Jedną z największych zalet Microsoft Power Apps jest to, że przy minimalnej ilości kodowania można bardzo szybko tworzyć i udostępniać profesjonalne aplikacje. Wykonanie aplikacji zlecono Mindbox, firmie która wspiera Scania Polska w wielu obszarach IT, w tym m.in. w zakresie inteligentnej automatyzacji.

„Istnieje kilka modeli wykorzystania Microsoft Power Apps. Przede wszystkim można samodzielnie zbudować aplikację. Druga opcja, pośrednia to samodzielne przygotowanie interfejsu, które odbywa się przy wykorzystaniu technik takich jak drag&drop oraz zlecenie zewnętrznej firmie opracowania całej reszty, czyli wewnętrznej logiki. Trzeci model to zlecenie na zewnątrz przygotowania całej aplikacji – rodzi to pewne dodatkowe koszty, jednak mimo wszystko zapewnia najszybszy i najlepszy efekt” – mówi Jakub Bugdoll z Mindbox.

Chcąc jak najszybciej uruchomić aplikację, Scania Polska wybrała tę ostatnią opcję. Po otrzymaniu ogólnych wskazówek dotyczących jej działania, w ciągu tygodnia ekspert Mindbox podczas spotkania z zespołem projektowym zaprezentował pierwszą wersję programu. Podczas spotkania przedstawiciele Scania Polska od razu zgłaszali do niej swoje uwagi wskazując konieczność uwzględnienia dodatkowych parametrów, umieszczenia w formatce dodatkowych pól albo przesunięcia już zaplanowanych. Wykorzystując możliwość błyskawicznego tworzenia aplikacji oferowaną przez Microsoft Power Apps, ekspert Mindbox na żywo modyfikował prototyp zgodnie z wypowiadanymi sugestiami. Jedną z sugestii było np. podpowiadanie pracownikom przez program przełożonych, którzy są władni zaakceptować dane zamówienie.

Od strony wewnętrznej złożone przez pracowników zapotrzebowania trafiają na odpowiednie listy akceptacyjne poszczególnych menedżerów. Po zatwierdzeniu automatycznie generowane jest zamówienie i przesyłane w odpowiedniej formie do współpracującego ze Scania Polska kontrahenta. Ostatecznie gotowa do wdrożenia na produkcję aplikacja była gotowa w ciągu 4 tygodni. Przy wykorzystaniu tradycyjnych technologii trwałoby to wielokrotnie dlużej.

Korzyści: błyskawiczny rozwój i modyfikacje profesjonalnych aplikacji zintegrowanych z aplikacjami biurowymi Microsoft Office 365

Microsoft Power Apps to rozwiązanie z kategorii low-code albo no-code, czyli platfroma pozwalająca tworzyć profesjonalne aplikacji bez konieczności lub z minimalną ilością kodowania. Dzięki niej zaawansowane programy mogą tworzyć osoby z działów biznesowych, które mają minimalne kompetencje programistyczne. Nie da się tego w o ogóle porównać z kodowaniem w VBA w Excelu, gdzie nawet do wykonania bardzo prostej zmiany potrzebny jest wykwalifikowany programista. Rozwiązuje to jednocześnie problem modyfikowania i rozwoju aplikacji w przyszłości. Firma nie popadnie w kłopoty, jeśli autor aplikacji odejdzie z organizacji. W przypadku Power Apps rozwój programu może być kontynuowany praktycznie przez każdego pracownika po bardzo krótki zapoznaniu się z platformą.

W zależności od posiadanej licencji, wykorzystanie Power Apps dla  użytkowników Microsoft Office 365 nie wiąże się z żadnymi dodatkowymi inwestycjami. Co więcej, dzięki integracji z aplikacjami biurowymi Microsoft działającymi w chmurze, łatwo do tworzonych aplikacji dodać np. automatyczne wysyłanie maili albo publikowanie informacji na stronach internetowych.

„Aplikacja do zgłaszania i zatwierdzania zapotrzebowania a następnie generowania zamówień powstała bardzo szybko. Co niezwykle istotne mogliśmy zgłaszać swoje uwagi do aplikacji podczas spotykania i na żywo widzieliśmy, jak są one wprowadzane do programu oraz jak się on dzięki temu zmienia. Tak samo łatwi i szybko będzie można wprowadzać zmiany już po uruchomieniu produkcyjnym aplikacji. Cały proces obsługi zapotrzebowani – od ich zgłaszania, przez zatwierdzania aż po realizację – jest teraz obsługiwany kompleksowo. Jednocześnie dzięki temu, że formatka działa w chmurze, zawsze jest aktualna a pracownicy mają dostęp do niej za pośrednictwem przeglądarki – z dowolnego urządzenia” – mówi przedstawiciel Scania Polska.