Jak globalne organizacje mogą szybko i skutecznie standaryzować procesy i narzędzia IT
Synventive Molding Solutions konsekwentnie dąży do standaryzacji systemów informatycznych w ramach całej grupy, ponieważ znacznie ułatwia to zarządzanie organizacją oraz wspieranie jednostek w poszczególnych krajach. Ostatnie wdrożenie systemu Epicor ERP w oddziale indyjskim zostało zrealizowane we współpracy z Mindbox.
Klient: Synventive Molding Solutions
Zastosowane rozwiązania: Epicor ERP
Korzyści: międzynarodowa standaryzacja systemów
Synventive Molding Solutions (SMS), strategiczna jednostka biznesowa międzynarodowej grupy Barnes Group Inc, to ogólnoświatowy lider w produkcji profesjonalnych systemów gorących kanałów oraz oprzyrządowania do kontroli procesu wtrysku. Od 1970 roku, Synventive stale spełnia ambitne wymagania wszystkich klientów na rynku motoryzacyjnym, elektronicznym, medycznym i konsumenckim.
Zdalna, międzynarodowa standaryzacja
Firma działa na wielu rynkach na całym świecie. Mając na uwadze korzyści płynące ze standaryzacji w skali globalnej, konsekwentnie dąży do maksymalnego ujednolicenia realizowanych w lokalnych jednostkach procesów i wykorzystywanych narzędzi biznesowych, w tym w szczególności systemów informatycznych.
Oddział SMS w Indiach korzystał do niedawna z lokalnego rozwiązania wspierającego zarządzanie przedsiębiorstwem. Firma podjęła jednak decyzje o migracji do wykorzystywanego w większości jednostek SMS na całym świecie systemu Epicor ERP. Wdrożenie systemu zostało powierzone firmie Mindbox, która od wielu lat współpracuje z centralą SMS w Europie prowadząc rozmaite projekty, w tym kastomizacje systemów Epicor ERP.
„Głównym wyzwaniem w tego typu projektach są zwykle lokalne wymagania podatkowe i regulacje prawne, które wymuszają wprowadzenie odpowiednich zmian w systemie. Dlatego są one realizowane przez międzynarodowe zespoły. W tym przypadku eksperci Mindbox współpracowali z zespołem specjalistów z Indii a menedżerem projektu ze strony SMS był przedstawiciel chińskiego oddziału, w którym od dłuższego czasu działa już instalacja Epicor ERP. Dodatkowo cały oddział z Chin zapewniał wsparcie dla oddziału indyjskiego, ponieważ tamtejsze wdrożenie systemu miało stanowić punkt odniesienia dla Indii” – mówi [przedstawiciel Mindbox].
Łącznie zespół po stronie Mindbox tworzył menedżer projektu z Polski, dwóch , głównych konsultantów funkcjonalnych z Indii, dwóch dodatkowych konsultantów z Indii, którzy wspierali projekt okresowo a także jeden konsultant techniczny, który skupiał się na przygotowaniu wydruków z systemu. Dodatkowo projekt wspierał jeden konsultant techniczny z Polski, który wspiera klienta już od kilku lat i skupiał się tworzeniu kliku modyfikacji systemy. Co ciekawe, projekt był prowadzony prawie całkowicie zdalnie – od warsztatów prowadzonych przez pracowników SMS z Chin po konfigurację i uruchomienie systemu. Jedyny bezpośredni kontakt miał miejsce, kiedy lokalny, indyjski konsultant Mindbox musiał zapewnić wsparcie i pojechać do siedziby klienta w trakcie startu systemu i pierwszego zamknięcia miesiąca.
Faza pierwsza – analityczna
Projekt został podzielony na dwa zasadnicze etapy. Pierwszy z nich skupiał się na analizie wstępnej i przygotowaniu właściwej realizacji wdrożenia. Rozpoczął się od spotkań konsultantów Mindbox z przedstawicielami klienta. Wdrożenie nie było realizowane „od zera”. Ogólny schemat działania i procedury korporacyjne były prezentowane przez pracowników SMS z Chin.
„Sesje koncentrowały się na specyfice biznesu i obejmowały wszystkie obszary działalności, m.in. finanse, dystrybucję oraz produkcję. Określaliśmy na czym dokładnie polegają lokalne odchylenia i co koniecznie musimy wdrożyć spoza korporacyjnie zdefiniowanego standardu” – mówi [przedstawiciel Mindbox].
Na bazie prezentacji dokonanych przez pracowników oddziału chińskiego podejmowane były decyzje dotyczące tych elementów systemu, które można przenieść do Indii bez wprowadzania zmian. Jednocześnie definiowano to, co koniecznie wymaga modyfikacji. W efekcie tych prac pojawiło się kilka zupełnie nowych zagadnień. Z drugiej strony podjęto decyzję, że w pewnych obszarach nie będzie dodatkowych kastomizacji, ponieważ oddział indyjski będzie mógł sobie poradzić bez części funkcjonalności, a ich wdrożenie niepotrzebnie komplikowałoby projekt, powodowało dodatkowe koszty i miały wpływ na późniejsze serwisowanie systemu
Znacznej części lokalnych funkcjonalności nie trzeba tworzyć samodzielnie. Są one dostarczane na poszczególne rynki przez Epicor w ramach Country Specific Functionality (CSF). CSF-y to gotowe zestawy funkcjonalności dopasowujące system Epicor ERP do wymagań rachunkowych, raportowych i prawnych poszczególnych krajów.
Faza druga – wdrożenie i finał
Efektem pierwszego, analitycznego etapu projektu była dokumentacja, która zawierała m.in. szczegółowy opis procesów do wdrożenia, analizę odchyleń oraz informacje na temat dodatkowych elementów, które należy wdrożyć. Ponadto oszacowano także koszty całego projektu i czas potrzebny na jego zamknięcie.
Projekt realizowany był przez Mindbox zgodnie ze standardową metodyką, w ramach której najpierw odbywa się konfiguracja systemu, później prowadzone są testy z użytkownikami i rozwiązywanie problemów, przygotowywane są dane a następnie system uruchamiany jest produkcyjnie. Przygotowywanie danych zostało zrealizowane przez wewnętrzny dział IT SMS, przy wsparciu indyjskiego zespołu ekspertów Mindbox. Właśnie ten element projektu okazał się jednym z najtrudniejszych. Wynikało to przede wszystkim z dużej ilości danych, które trzeba było zaimportować do nowego systemu. System wystartował produkcyjnie 14 lutego 2022 r. a projekt został oficjalnie zamknięty pod koniec marca – to był moment, kiedy przestał pracować stary system ERP.
„Jednym ze specyficznych elementów projektu było to, że SMS w Indiach miał przez pierwszy kwartał pracować równocześnie wykorzystując dwa systemy – stary i nowy. Wynikało to przede wszystkim z kwartalnego cyklu raportowania. Firma chciała się upewnić, że zamknięcie kwartału w obu systemach da takie same efekty. I udało się to osiągnąć, choć pojawiły się drobne problemy, które trzeba było rozwiązać wdrożeniem dodatkowej procedury. Od kwietnia działa już wyłącznie system Epicor ERP. W tym systemie nastąpi także zamknięcie całego roku” – mówi [przedstawiciel Mindbox].
Obecnie system pracuje bez problemów. Wszyscy użytkownicy mają stałe wsparcie ze strony działu IT SMS, w którego strukturze jest menedżer całego projektu.