Business Process Standardization (BPS) jest sposobem na wyjście z chaosu dla organizacji, które nie korzystają z rozwiązań outsourcingowych. Chroni przed marnotrawstwem zasobów, zwiększa stabilność produkcji i ułatwia zarządzanie podobnymi procesami z zachowaniem odpowiedniej jakości. Przede wszystkim jednak pozwala firmom zdziałać więcej w krótszym czasie i w oparciu o z góry określony wzorzec.
W dzisiejszym artykule przyglądamy się istocie standaryzacji procesów biznesowych, jej znaczeniu dla organizacji oraz podpowiadamy, jak krok po kroku wdrożyć BPS i tym samym zwiększyć wydajność produkcji.
Business Process Standardization (BPS) – definicja. Business Process Standardization a integracja
BPS oznacza w praktyce, że firma autoryzuje jeden określony sposób realizacji danego procesu. Zawsze będzie więc on wykonywany tak samo. Jest to możliwe dzięki wdrożeniu tzw. dobrych praktyk, zaprojektowanych w celu maksymalizacji wydajności i efektywności procesów. Zwykle należy do nich m.in. automatyzacja. „Best practices” zmieniają się wraz z tym, jak ewoluują procesy.
Dla przykładu, wycena ubezpieczenia samochodu obejmuje zebranie różnych danych i wykonanie kilku kroków. BPS określa te ostatnie oraz ich kolejność, dzięki czemu proces będzie realizowany w ten sam sposób za każdym razem, gdy klient wyśle zapytanie.
Standaryzacja zaprowadza porządek i zapewnia jednolitość. Pozwala też szybko odnaleźć osobę odpowiedzialną za dany element oraz eksponuje wszystkie potencjalne problemy, które mogą się pojawić „po drodze”. Aby działała bez zarzutu, konieczna jest integracja systemów, procesów i oprogramowania, w tym platformy BPM, jeśli jest używana. Te dwie praktyki łączą i konsolidują ważne informacje w jednym miejscu oraz tworzą jednolity i spójny sposób realizacji
przepływów pracy.
Jakie są zalety standaryzacji procesów biznesowych?
Do największych korzyści płynących z BPS należą:
Użytkownicy mogą realizować procesy przy jak najmniejszych zasobach, jednocześnie optymalizując wartość, jaką z nich uzyskają. Prowadzi to do ogólnej redukcji kosztów, co jest naturalnym efektem zwiększonej wydajności. Szacuje się, że przed końcem 2023 roku standaryzacja procesów biznesowych będąca wsparciem hiperautomatyzacji doprowadzi do redukcji kosztów operacyjnych aż o 30%.
Gdy organizacje optymalizują procesy biznesowe przy użyciu najlepszych praktyk, mogą znacznie zwiększyć swoją produktywność. Jako jeden z pierwszych kroków we wdrażaniu inteligentnej automatyzacji, BPS ma zasadnicze znaczenie dla redukcji czasu przetwarzania, której poziom może wynieść nawet 60%!
- Poprawa wskaźników customer satisfaction
Kolejną korzyścią wynikającą ze standaryzacji procesów jest poprawa poziomu zadowolenia klientów (m. in. z obsługi). Zwiększona produktywność i efektywność procesów skracają bowiem cenny czas oczekiwania, np. na wizytę u lekarza.
Biznesy działające w ściśle regulowanych obszarach, takich jak finanse czy opieka zdrowotna, muszą przestrzegać wielu przepisów. Niestosowanie się do nich może potencjalnie skutkować karami w wysokości setek tysięcy, jeśli nie milionów złotych. Za samo naruszenie ustawy RODO grozi utrata nawet 4% rocznych przychodów. Standaryzacja procesów gwarantuje, że pracownicy podejmują właściwe kroki, aby zachować zgodność z przepisami i nie narażać firm na wysokie kary.
- Możliwość weryfikacji informacji
Organizacje nie muszą już tracić czasu na zastanawianie się, co skłoniło je do podjęcia określonej decyzji lub w jaki sposób zostały utracone jakieś dane. Przejrzystość ustandaryzowanych procesów umożliwia przeprowadzanie audytów poszczególnych obszarów, aby dokładnie sprawdzić, co wydarzyło się w przypadku określonej funkcji biznesowej.
Czy są wady standaryzacji procesów w przedsiębiorstwie?
Jeśli w grę wchodzi migracja procesu z poziomu lokalnego na całe przedsiębiorstwo (tzw. global business process standardization), oprócz korzyści, takich jak pozytywny wpływ na transparentność, komunikację i współpracę, należy wziąć pod uwagę również koszty. Do tych ostatnich zaliczyć można m.in. brak możliwości wdrażania innowacji i ulepszeń w poszczególnych działach czy jednostkach firmy.
Ważne jest też, aby zrozumieć, że każda organizacja ma inne potrzeby i zasoby, pod które powinna opracować całą strategię jakości. Znajdą się wiec przypadki, w których globalna standaryzacja procesów nie będzie mieć sensu. Dzieje się tak najczęściej gdy organizacje mają ograniczone zasoby IT lub poszczególne oddziały firmy różnią się znacząco pod względem biznesowym.
Jak wdrożyć BPS w przedsiębiorstwie?
Standaryzację procesów biznesowych i integrację odpowiednich źródeł danych można rozpocząć wykonując trzy kluczowe kroki. Dzięki temu procesy będą nie tylko jednolite, ale także tak wydajne i korzystne, jak to tylko możliwe. Na wdrożenie BPS składają się:
- Analiza procesów (np. metodą BPD)
Jest to punkt wyjścia, w którym organizacje badają różne sposoby realizacji procesów i decydują, który zapewnia największą wartość, jednocześnie redukując czas i zasoby wymagane do osiągnięcia celów.
Ważne jest, aby wziąć pod uwagę wszystkie zduplikowane procedury, aby ostatecznie wybrać tą najlepszą. Dzięki uwzględnieniu każdej możliwej opcji można wybrać to, co najlepsze z poszczególnych z nich, aby zmaksymalizować produktywność.
- Tworzenie i wdrażanie stadardów
Drugim krokiem do standaryzacji procesu jest powtarzanie go w tej samej formie za każdym razem, gdy jest to wymagane. Nie wystarczy po prostu stworzyć wytyczne, trzeba też upewnić się, że są one wcielane w życie. Należy przy tym pamiętać, że automatyzacja może usprawnić i przyspieszyć te procesy, dzięki czemu organizacje mogą zoptymalizować ich ogólną użyteczność.
- Ciągłe doskonalenie procesów
Ostatnim krokiem jest ocena procesów pod kątem punktów zmian, ulepszeń i uzupełnień. Dzięki regularnej analizie organizacje mogą być spokojne, że pozostają one rentowne i tak pomocne, jak to tylko możliwe. Dla przykładu, dobrym pomysłem będzie sprawdzenie, gdzie wykorzystać aspekty uczenia maszynowego i AI, aby jeszcze bardziej je przyspieszyć.
Czy kolejnym krokiem BPS jest BPM (Business Process Managment)?
Odpowiedź brzmi: tak! Standaryzacja procesów biznesowych jest jednym z pierwszych kroków w kierunku automatyzacji z użyciem BPM. Co więcej, przewiduje się, że do 2026 roku rynek Business Process Management wzrośnie aż do 16 miliardów dolarów!
Automatyzacja ustandaryzowanych procesów jest kluczowa z punktu widzenia transparentności, możliwości identyfikowania określonych elementów i analizy rezultatów końcowych. Dla przykładu, w firmie ubezpieczeniowej możliwe jest dzięki temu sprawne przygotowywanie orzeczeń w odpowiedzi na roszczenia klientów. Automatyzacja dysponuje też szeregiem strategii i narzędzi, które są w stanie integrować się ze sztuczną inteligencją (jak np.
Shift Left), które jeszcze bardziej zwiększają wydajność.
Kolejnym z rozwiązań, które pomagają organizacjom uzyskać dostęp do najnowocześniejszych technologii za pośrednictwem procesów jest cyfrowa platforma adaptacyjna (Digital Adoption Platform, czyli DAP). Wiele biznesów nie korzysta z pełni możliwości, które oferują współczesne aplikacje ponieważ nie potrafi efektywnie
zarządzać danymi podstawowymi. Najczęściej jednak dzieje się tak właśnie dlatego, że ich procedury są przestarzałe lub w ogóle nie działają.
DAP-y dostarczają rozwiązania, które zapewniają wszystkie procesy niezbędne do integracji określonych technologii. Oferują wsparcie w ich wdrożeniu oraz opisywanej w niniejszym artykule standaryzacji. Dzięki temu nowe aplikacje włączane są do codziennej pracy, stając się integralną częścią biznesów.
