Brak inwestycji w ERP – ile możesz stracić?
W tym artykule dowiesz się:
- Jakie starty dla firmy może przynieść brak inwestycji w ERP
- Jakie procesy zyskają na automatyzacji wynikającej z wdrożenia ERP
- W jaki sposób wyrównać straty wywołane brakiem ERP
- Dlaczego im szybciej firma zdecyduje się na wdrożenie ERP tym lepiej
Współcześnie gospodarka rozwija się w zastraszająco szybkim tempie, więc brak inwestycji w ERP (szczególnie w obszarze produkcyjnym) może prowadzić do ogromnych strat efektywności, zasobów i przede wszystkim pieniędzy. Dlaczego zatem warto inwestować w ERP i co można dzięki temu zyskać?
Dlaczego warto inwestować w ERP?
Istnieje wiele argumentów przemawiających za wdrożeniem systemów ERP, ale jednym z najczęściej powtarzanych i najlepiej widocznych jest poprawa wydajności produkcyjnej – choć tyczy się ona szczególnie firm z branży produkcyjnej, można ją szerzej odnieść do poprawy efektywności operacyjnej. Sprawia to, że systemy ERP sprawdzą się także w firmach usługowych.
Co jeszcze można stracić przez brak inwestycji w ERP? Lista jest długa, a na początku jest możliwość utraty automatyzacji procesów – współczesna gospodarka coraz większą wagę przywiązuje do stosowania najnowszych technologii w pracy, więc nie korzystając z systemów ERP, które łączą różne funkcje biznesowe i dane w jednej platformie, firmy tracą możliwość poprawy swojej pozycji rynkowej.
Innym z potencjalnych zysków ERP jest poprawa zarządzania zasobami – platformy tego rodzaju pozwalają lepiej zarządzać zapasami, produkcją i łańcuchem dostaw, a także na bieżąco monitorować wykorzystanie zasobów, co może być nieocenione w przypadku konieczności szybkiego wprowadzenia zmian.
Inwestycję w system ERP warto również rozważyć z powodu analizy danych. Współczesna gospodarka operuje na dużych ilościach danych, więc możliwość korzystania z zaawansowanych narzędzi analitycznych i opomiarowania praktycznie każdego aspektu działalności firmy może mieć zbawienny wpływ na jej ogólną wydajność i konkurencyjność. Do innych zalet inwestycji w ERP można zaliczyć redukcję kosztów operacyjnych poprzez automatyzację procesów (pozwala to wyeliminować zbędne działania) oraz większa jakość obsługi klienta.
Potencjalne straty wynikające z braku systemu ERP
Korzyści wynikające z inwestycji w system ERP można też rozważyć z drugiej strony, tj. z perspektywy możliwych strat. Na pierwszy rzut oka można zauważyć, że brak ERP to konieczność ręcznego wprowadzania danych, a także konieczność przechowywania ich w różnych systemach. W drugim wypadku trzeba pamiętać, że poszczególne rozwiązania mogą być między sobą niekompatybilne, co może generować trudności w ich analizie.
Straty bez ERP mogą też wiązać się z gorszą jakością zarządzania zapasami – bez centralnego systemu może dochodzić zarówno do nadmiernego gromadzenia zapasów, jak i nieewidencjonowanych strat; obie sytuacje mogą zwiększać koszty i prowadzić do opóźnień.
Warto też podkreślić, że brak systemu ERP może prowadzić do problemów z utrzymaniem zgodności z różnymi przepisami, a także może utrudniać przeprowadzanie audytów wewnętrznych i zewnętrznych. Ponieważ w takim wypadku dane i procesy są rozsiane po różnych platformach, ich dokładne sprawdzenie może być trudne, a w przypadku, gdy firmie udowodnione zostaną niezgodności z regulacjami, może też skutkować grzywnami i sankcjami prawnymi. To przekłada się też na gorsze możliwości kontroli pracy zespołu, a co za tym idzie trudności w jej planowaniu.
Co ważne brak ERP oznacza też, że firma nie może szybko skalować swojej działalności – zdecydowanie łatwiej dodaje się moduły i funkcje do jednej platformy, niż zmienia się możliwości rozproszonych narzędzi.
Jak odrobić straty potencjalnego zysku?
W analizie finansowej firmy ważne są nie tylko zyski, ale również straty, w tym te potencjalne. Przedstawić to można na przykładzie dwóch firm z branży transportowej – jedna zainwestowała w zarządzanie flotą za pomocą ERP, druga tego nie zrobiła. Co to oznacza z perspektywy finansów obu podmiotów? Otóż pierwsza firma dzięki ERP zyskała możliwość lepszego planowania tras, druga zaś pozostała przy starych metodach.
Choć w krótkim terminie różnica może być niewidoczna, ujawnia się w długiej perspektywie, ponieważ firma bez ERP traci możliwości poprawy swojej działalności. Co zatem powinna uczynić, żeby tego nie kontynuować? Przede wszystkim powinna zacząć od oceny wszystkich aspektów operacyjnych firmy, aby zidentyfikować obszary, w których dochodzi – lub może dochodzić w przyszłości – do strat. Jednocześnie powinna przeanalizować swoje dane finansowe, aby zidentyfikować źródła strat.
A co jeszcze firma bez ERP może zrobić, żeby nie tracić możliwości rynkowych? Odpowiedź jest oczywista – może wdrożyć system ERP, ale nie jest to jedyna możliwa reakcja na taką sytuację. Poza wdrożeniem ERP warto też zainwestować w inne elementy – przykładem może być wdrożenie niestosowanych wcześniej metod zarządzania zapasami (np. Just-In-Time), żeby wespół z możliwościami ERP zredukować koszty magazynowania.
Aby ograniczać straty bez ERP, warto stawiać nie tylko na technologie, ale też na ludzi – to dzięki nim każda firma ma szansę odniesienia rynkowego sukcesu, więc inwestycje w szkolenia, zachęcanie pracowników do poszukiwania nowych rozwiązań, oferowanie benefitów płacowych i pozapłacowych oraz codzienna praca nad stworzeniem przyjaznego środowiska pracy mogą zaowocować w przyszłości dobrymi wynikami.
Czy warto przyśpieszać czas wdrożenia systemu ERP?
Czy w świetle wymienionych wcześniej argumentów szybkie wdrożenie ERP jest koniecznością dla firm bez tego typu platform? Odpowiedź jest złożona, a jednym z jej elementów są ceny systemów – wdrożenie ERP wiąże się z niemałymi kosztami (szczególnie, jeśli firma decyduje się na kustomizowane rozwiązanie lub model licencyjny), ale może zwrócić się po kilku miesiącach. Im szybciej system zostanie wdrożony, tym szybciej firma może zacząć czerpać korzyści z jego użytkowania. Oprócz tego ERP może pomóc szybko zautomatyzować procesy biznesowe, a także dać firmie przewagę konkurencyjną.
Trzeba jednak pamiętać, że szybkie wdrożenie ERP może mieć też swoje wady – może np. prowadzić do pominięcia istotnych kroków, a pracownicy mogą nie otrzymać wystarczającego szkolenia, co może prowadzić do problemów z użytkowaniem systemu i pracą. Z tego względu należy poza rozważaniem cen odpowiedzieć na następujące pytania:
- Czy firma jest organizacyjnie gotowa na szybkie tempo zmian?
- Czy firma ma wystarczającą ilość zasobów, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych?
- Czy firma ma jasno określone cele, role i harmonogramy wdrożenia?
- Czy firma będzie w stanie przeprowadzić dokładne testy przed pełnym wdrożeniem?
- Czy zespół wdrożeniowy i pracownicy zostali poinformowani o wprowadzanych zmianach, korzyściach i możliwych problemach?
Jeśli odpowiedzi na powyższe pytania są twierdzące, organizacja może przystąpić do wdrożenia systemu ERP, ale cały czas musi pamiętać, żeby znaleźć równowagę między szybkością a jakością wdrożenia – pozwala to uniknąć problemów i maksymalnie wykorzystać zalety systemu ERP.
Porozmawiajmy!
a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!