Automatyzacja tworzenia dokumentów – w jakich przypadkach się sprawdzi?
W tym artykule dowiesz się:
- Jak wygląda proces automatyzacji tworzenia dokumentów
- Dlaczego warto zautomatyzować tworzenie dokumentów w firmie
- Czy każdy proces tworzenia dokumentu da się zautomatyzować
- Na co zwrócić uwagę przy automatyzacji tworzenia dokumentów
Automatyzacja usprawnia procesy firmowe w praktycznie każdej sferze – jest to bardzo elastyczny sposób na ogólne poprawienie wyników, usprawnienie podejmowania decyzji biznesowych opartych na danych, skrócenie czasu pracy albo wsparcie pracowników przy żmudnych, manualnych czynnościach z wysokim prawdopodobieństwem popełnienia błędów. Skoro automatyzacja sprawdza się w tak wielu przypadkach, czy możemy automatyzować także tworzenie dokumentów?
Dlaczego automatyzacja tworzenia dokumentów ma sens?
Krótka odpowiedź brzmi – tak, oczywiście możemy automatyzować tworzenie dokumentów, i ma to naprawdę wielki sens. Rodzajów dokumentów generowanych przez organizacje jest mnóstwo, a duża część z nich jest dość powtarzalna – na przykład faktury, umowy czy raporty. Dane między nimi się oczywiście różnią, ale muszą zawierać te same pola i powinny być wypełniane tak samo, żeby posiadać wartość i być zgodne z obowiązującymi prawami.
Trzymanie się takich sztywnych zasad bardzo ułatwia wprowadzenie automatyzacji do procesu, co może zaoszczędzić bardzo dużo czasu pracowników oraz zminimalizować ryzyko błędów. Przy automatycznym generowaniu wspomnianych wcześniej faktur, system sam pobierze dane z istniejącej bazy i stworzy gotowy dokument w kilka sekund.
Podobnie będzie z umowami – zamiast tracić godziny na wypełnianie każdego detalu, zautomatyzowany system może wypełnić standardowe pola, a pracownik tylko sprawdzi poprawność danych przed podpisem. Automatyzacja tworzenia dokumentów ma sens, ponieważ to prosta droga do efektywności i większej precyzji w codziennych zadaniach.
Na czym polega automatyzacja tworzenia dokumentów?
Automatyzacja tworzenia dokumentów polega na generowaniu dokumentów szybciej i dokładniej, wykorzystując specjalistyczne oprogramowanie, na przykład sztuczną inteligencję czy specjalistyczne roboty RPA, które mogą zaoszczędzić nawet do 65% czasu pracy.
Zamiast obarczania pracowników ręcznym wypełnianiem każdego dokumentu, system automatycznie pobiera niezbędne dane z bazy i wstawia je w odpowiednie miejsca. Na przykład, podczas tworzenia umowy, oprogramowanie może automatycznie uzupełnić standardowe klauzule i dane klienta, ludziom pozostawiając tylko sprawdzenie i ewentualne dostosowanie dokumentu.
Dzięki temu proces jest nie tylko szybszy, ale także redukuje ryzyko błędów, które mogą się pojawić przy ręcznym wprowadzaniu danych – zwiększa wydajność, ale nie zagraża pracownikom całkowitym przejęciem ich obowiązków, ponieważ ktoś wciąż musi czuwać nad całym procesem. Automatyzacja tworzenia dokumentów to klucz do oszczędności czasu i zwiększenia efektywności w firmie.
Tworzenie jakich dokumentów można zautomatyzować?
Generowanie dokumentów można zautomatyzować w wielu obszarach działalności firmy – wspomnieliśmy już faktury, umowy i raporty.
Idąc tym tropem, generowanie raportów w Wordzie czy automatyzacja Excela mogą być łatwo zautomatyzowane, co pozwala na szybkie tworzenie miesięcznych podsumowań, analiz finansowych czy raportów sprzedażowych. Te z kolei przydają się potem do prognozowania przychodów i podejmowania lepszych decyzji biznesowych – co tak naprawdę jest tu naszym głównym celem.
Automatyzacja tworzenia PDF-ów umożliwia łatwe generowanie dokumentów, które są gotowe do wysłania do klienta lub partnera w kilka sekund. Ponadto, generowanie plików z raportami, takimi jak raporty z systemów CRM czy ERP, może odbywać się automatycznie, co znacząco redukuje czas i wysiłek potrzebny na ich przygotowanie.
Na co trzeba uważać podczas automatyzacji tworzenia dokumentów?
Automatyzacja tworzenia dokumentów to wiele szans, ale też i wyzwań dla przedsiębiorców. Podczas wprowadzania tego typu usprawnień procesów należy zwrócić uwagę na kilka kluczowych kwestii, które mogą zadecydować o jakości naszych wygenerowanych pism.
Po pierwsze, dokładność danych: generowanie dokumentów, takich jak faktury czy umowy, wymaga precyzyjnych i aktualnych informacji. Technologia będzie nam służyła naprawdę świetnie, oszczędzając czas i zasoby, jednak najpierw musimy zadbać o poprawność i jakość danych, na których będzie opierała się automatyzacja, bo bez tego wyniki będą złe i niedokładne.
Po drugie, bezpieczeństwo: nasze systemy AI czy roboty RPA muszą zapewniać ochronę danych wrażliwych, bo na takich w większości opierają się dokumenty tworzone w organizacjach. Ważne jest również monitorowanie i regularne aktualizacje systemów, aby uniknąć błędów i zachować zgodność z najświeższymi przepisami.
Kolejnym aspektem jest elastyczność oprogramowania – generowanie raportów w Wordzie czy innych formatach powinno umożliwiać łatwe wprowadzanie zmian i dostosowywanie dokumentów do specyficznych potrzeb.
Ostatecznie, należy zapewnić, że cały proces automatyzacji jest przejrzysty i łatwy do audytu, co pozwala na szybkie identyfikowanie i rozwiązywanie ewentualnych problemów. Jeśli nie wiesz, gdzie zacząć, skontaktuj się z naszymi ekspertami z Mindbox, którzy są gotowi pomóc dopasować najlepsze rozwiązania dla Twojego biznesu.
Porozmawiajmy!
a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!
Podobne wpisy:
Automatyzacja tworzenia dokumentów – w jakich przypadkach się sprawdzi?
Robotyzacja dla początkujących. Jak zacząć wdrożenie w organizacji – starter pack
Robotyzacja a automatyzacja: jakie są główne różnice i w co warto inwestować?
Robotyzacja w HR – jakie procesy w dziale HR można zrobotyzować?