Automatyzacja - nie ma innej drogi do efektywnego biznesu

# Autonomous Enterprise

Automatyzacja – nie ma innej drogi do efektywnego biznesu

18.01.2023

Nowoczesne przedsiębiorstwo, które chce pozostać konkurencyjne na rynku musi przyjąć strategię automatyzacji. Może być ona wdrażana w sposób ewolucyjny, jednak jej celem powinno być zautomatyzowanie jak największej liczby procesów biznesowych, czyli dążenie w stronę hiperautomatyzacji.

Trudno dziś prowadzić efektywny biznes, niezależnie od branży, bez zautomatyzowania, przynamniej niektórych procesów biznesowych i firmy doskonale zdają sobie z tego sprawę. Według raportu IFS z 2021„Procesy automatyzacji w polskich przedsiębiorstwach” 93% respondentów uważa automatyzację za strategiczny element swojego rozwoju. Wszyscy badani (100%) wskazują ją jako czynnik wzrostu sprawności zarządzania przedsiębiorstwem, a 62,7% deklaruje, że dzięki automatyzacji zwiększyły się ich obroty. W sektorze produkcyjnym około dwie trzecie firm część budżetu firmy stale przeznacza na inwestycje w automatyzację. Najczesciej dotyczą one obszaru finansów, kadr i płac oraz sprzedaży. Z praktyki firmy Mindbox wynika także, że coraz częściej automatyzowane są również działania występujące w łańcuchu dostaw. Automatyzacja to także niezbędny krok w stronę cyfrowej transformacji. Globalne badanie dotyczące zarządzania ryzykiem przeprowadzone przez EY wykazało, że 88% zespołów kierowniczych wyższego szczebla wymienia automatyzację procesów jako główny punkt wdrożenia strategii digitalizacji.

Wprowadzanie automatyzacji budzi czasem pewien opór pracowników obawiających się utraty pracy. Niesłusznie. Automatyzacja jest czynnikiem, który może wręcz pobudzić rynek pracy. Jak podaje McKinsey zastąpienie pracowników przez cyfrowe rozwiązania, dalszy rozwój technologiczny i postępujący wraz za nim wzrost efektywności gospodarki będzie generował nowe stanowiska pracy. Do 2030 roku pojawi się ich od 550 do 890 mln. Jednak nowe miejsca pracy będą w większości przypadków wymagały od pracowników poszerzania lub uzupełniania umiejętności.

Automatyzacja zaczyna się od ERP

Już w samych systemach ERP istnieje możliwość zautomatyzowana wielu rutynowych czynności, w celu poprawy wydajności pracy, o ile są to systemy nowoczesne, a nie rozwiązania sprzed dekady i więcej. Dlatego jeśli firma posiada oprogramowanie ERP technologicznie przestarzałe należy zastąpić je nowszym. Wraz z każdą aktualizacją przybywa tam funkcjonalności w zakresie inteligentnej automatyzacji. Ponadto nowe systemy oferują także możliwość korzystania z ERP na mobilnych urządzeniach, a interfejsy przeglądarkowe ułatwiają obsługę zautomatyzowanych procesów.

ERP można zintegrować z innymi rozwiązaniami branżowymi i pomocniczymi, co pozwala stworzyć środowisko, w którym możliwa jest wymiana danych pomiędzy wszystkimi systemami, co jest koniecznym wymogiem automatyzacji. W firmie Scania, Mindbox zintegrował z systemem do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa aż 40 różnych rozwiązań informatycznych wykorzystywanych w firmie.

Jak bardzo automatyzacja może ułatwić przepływy pracy i obsługiwać złożone procesy dobrze widać na przykładzie litewskiej firmy Technogaja produkującej filtry do oczyszczania powietrza, w której Mindbox wdrożył system Epicor Kinetic i skastomizował go pod potrzeby firmy. Na jego bazie stworzono automatyczny, inteligentny kreator specyfikacji zmówienia.

Dzięki niemu klienci mogą wprowadzić wszystkie szczegóły dotyczące zamawianych towarów, tak, by a 100% odpowiadały ich potrzebom. A możliwości wyboru są ogromne, bo gama produktów znajdujących się w ofercie Technogaja obejmuje przeszło 30 tys. kodów kreskowych. Po zaakceptowaniu oferty automatycznie powstaje zamówienie sprzedaży oraz zlecenie produkcyjne. System przeprowadza kalkulację zapotrzebowania materiałowego i w przypadku braku towarów w magazynie zamawia niezbędne produkty. Po sprowadzeniu potrzebnych elementów rusza produkcja, a po jej zakończeniu oprogramowanie wystawia fakturę i wysyła ją do klienta. Dzięki integracji z systemem firmy spedycyjnej Venipak, jednej z największych firm kurierskich w regionie państw bałtyckich, od razu planowany jest też transport gotowego wyrobu: począwszy od wygenerowania kodów kreskowych na paczki, po rozmieszczenie towarów w samochodzie, aż po opracowanie najefektywniejszej trasy. Automatyzacja konfiguracji zamówienia i przygotowania produkcji skróciła cały ten proces o 25%.

Roboty programowe w akcji

Jeśli firma chce osiągnąć wyższy stopień automatyzacji powinna pomyśleć o wdrożeniu rozwiązań Robotic Process Automation i dzięki temu za pomocą tzw. robotów software’owych uwolnić pracowników od czasochłonnych, ręcznych zadań. Włączenie do pracy robotów standaryzuje zadania ludzkie, są one przeprowadzane jednorodnymi etapami – co nie jest bez znaczenia dla szybkości, jakości i bezbłędności. RPA zawsze przynosi organizacji korzyści, ponieważ, według EY, zwiększa efektywność zautomatyzowanego procesu od 30% do nawet 90%. Aż 61% uczestników Deloitte Global RPA Survey z 2021 zgłosiło, że ich oczekiwania dotyczące redukcji kosztów dzięki wdrożeniu RPA zostały spełnione lub przekroczone. Rozwiązanie te są też dobrym punktem wyjścia do hiperautomatyzacji. Nic zatem dziwnego, że zapotrzebowanie RPA stale wzrasta, co widać po zwiększającym się rynku. Według Fortune Business Insights, globalny rynek Robotic Process Automation ma w 2029 roku osiągnąć wartość 43,52 mld USD przy średniorocznym wzroście na poziomie 23,4%

Aby czerpać korzyści z automatyzacji organizacja musi się na takie wdrożenie dobrze przygotować. Przede wszystkim należy określić jakie procesy będą zautomatyzowane i dokładnie je opisać. Procesy, które nadają się do automatyzacji to:

procesy powtarzalne, oparte na regułach i znaczące pod względem ilości;
niezależne od subiektywnej, ludzkiej oceny;
wymagające wielokrotnego, ręcznego powielania i przesyłania danych;
czasochłonne;
obejmujące porównywanie danych;
włączone w przepływ pracy i korzystające z wielu aplikacji;
trzeba też zwrócić uwagę, czy w danym procesie nie ma zbyt wielu wyjątkowych sytuacji, mogą one utrudnić lub uniemożliwić automatyzację.

RPA może być stosowany do bardzo różnych działań, które posiadają wymienione powyżej cechy, w tym obsługi back-office i operacji informatycznych. Jego wdrożenie spowoduje, że pracownicy będą mogli skoncentrować się na bardziej skomplikowanych zadaniach – tych, które wymagają oceny, podejmowania decyzji i interakcji z klientami.

Czym jest Chameleon, Hiro i C-3PO?

Za pomocą Robotic Process Automation można zautomatyzować nie tylko proste, ale i bardzo złożone procesy. Oto kilka przykładów.

W Danone, a konkretnie w Zakładach Produkcyjnych Nutricia w Opolu wdrożona została przez Mindbox platforma RPA – UiPath. Do automatyzacji wyznaczono blisko 40 procesów do zautomatyzowania, obecnie zautomatyzowano już przeszło 10 z nich, co pozwoliło każdego dnia pozwalają zaoszczędzić 30 godzin pracy. Warto zwrócić uwagę na kilka robotów w Nutricia

C-3PO zajmuje się tworzeniem nowych danych wejściowych w oparciu o zapasy i plan produkcji w systemie SAP,

Wall-E„czyści” zlecenia w systemie produkcyjnym i wysyła je do systemu SAP. potrafi m.in. rozliczać podstawowe zamówienia, przypisywać koszty pracy poszczególnych wydziałów czy przesyłać raporty na wskazany adres e-mail. W efekcie pozwala to zaoszczędzić tygodniowo 10 godzin pracy analityków produkcji.

Hiro – najbardziej zaawansowany robot software’owy w Opolu co godzinę tworzy aktualną wersję planu produkcyjnego weryfikując go z danymi w systemie SAP. Następnie nakłada na to dane o postępie produkcji z systemu typu MES (Manufacturing Execution System). Dzięki temu potrafi np. opóźnić kolejne zlecenia, które zaplanowane są do uruchomienia w toczącej się już produkcji. Hiro sprawdza też dostępność surowców w magazynie oraz weryfikuje wybrane parametry jakościowe. Potrafi również składać zamówienia na surowce i opakowania dla trzech wydziałów zakładu, w których działa kilka linii produkcyjnych.

Obecnie w Nutricia w fazie testów znajdują się kolejne, projekty automatyzacyjne. Jeden z nich połączy możliwości platformy UiPath ze skryptami w języku programowania Python i narzędziami do rozpoznawania obrazów. Rozwiązanie to będzie weryfikować dokumenty, sprawdzając czy są one poprawnie sporządzone.

W innym zakładzie Danone Polska pracuje robot Chameleon, który pozwala wykrywać anomalie uniemożliwiające poprawne realizowanie zamówień wynikające ze zmieniających się kodów materiałowych i poinformowanie o tym odpowiednich pracowników. Każdego dnia zmiany wymaga od 30 do 60 takich kodów, co wymagało, aby codziennie wyszukać nieaktualne kody i ręcznie je zmienić, każda taka zmiana trwała około 20 min na jeden kod i przeprowadzało ją 6 osób. Dzisiaj wystarczy jedna – operator procesu.

Citizen developers wspomagają automatyzację

Często działanie robota polega na pobieraniu danych z jednego źródła czy systemu i wprowadzaniu ich do innego. Czasami jednak pojawia się problem. Mianowicie, żeby procesy był realizowany prawidłowo potrzebne jest zaangażowanie człowieka. W ten sposób powstaje luka automatyzacyjna, którą trzeba uzupełnić. Z pomocą przychodzą tu tzw. rozwiązania low-code, dzięki którym pracownicy o niewielkim przygotowaniu programistycznym (tzw. citizen developers) mogą budować własne rozwiązania i automatyczne przepływy pracy bez pomocy firm trzecich. Zaletą low-code jest też szybkość tworzenia aplikacji. Jak wynika z badania firmy Forrester platformy programistyczne low-code są 10 razy szybsze niż tradycyjne platformy developerskie.

W opolskiej fabryce Nutricia działa Automation Club, skupiający pracowników, przeszkolonych przez Mindbox, którzy indywidualnie automatyzują wykonywane przez siebie procesy wykorzystując w tym celu platformę low-code UiPath StudioX . Dzięki temu pracownicy na różnym poziomie umiejętności programowania mogą uwłaczać się w proces automatyzacji firmy

Z kolei w Scania Mindbox wdrożył Microsoft Power Apps – efektywne rozwiązanie low-code, które, jak policzyli analitycy Forrester Consulting, generuje 188% zwrot z inwestycji w ciągu trzech lat i obniża koszty opracowywania aplikacji o 74%. Scania Polska wykorzystuje Microsoft Power Apps do szybkiego tworzenia profesjonalnego oprogramowania, które automatyzuje procesy biznesowe, jak np. aplikacja do zgłaszania i zatwierdzania zapotrzebowania oraz generowania zamówień. Cały proces obsługi zapotrzebowania – od ich zgłaszania, przez zatwierdzania aż po realizację – jest teraz obsługiwany kompleksowo za pomocą działającej w chmurze aplikacji.

Firmy podążają w stronę hiperautomatyzacji

Strategia automatyzacji powinna ewolucyjnie prowadzić do celu, jakim jest hiperautomatyzacja. Termin hiperautomatyzacja pojawił się po raz pierwszy w drugiej połowie 2019 roku i szybko zdobył popularność, plasując się na pierwszym miejscu wśród 10 najważniejszych strategicznych trendów Gartnera na każdy kolejny rok. Według Gartnera Globalny rynek hiperautomatyzacji osiągnie do końca roku 2022 roku wartość 596 mld USD.

W hiperautomatyzacji chodzi o zautomatyzowanie jak największej liczby procesów za pomocą różnorodnych narzędzi technologicznych, ponieważ pojedyncze narzędzia nie są w stanie tego dokonać. A zatem do hiperautomatyzacji wykorzystuje się: RPA/RDA (Roboric Process Automation/Robotic Desktop Automation); narzędzia do inteligentnego zarządzania procesami biznesowymi (iBPMS); narzędzia do process mining/task mining, OCR; platformy low-code/no-code; chatboty/voiceboty/taskboty; narzędzia AI, Machine Learning.

RPA jest zdecydowanie najczęściej przyjmowaną technologią hiperautomatyzacji

Według Analytics Insight 22,5% organizacji stosuje robotyczną automatyzację procesów (RPA). Z drugiej strony, technologie low-code i no-code mają wskaźnik adopcji na poziomie 13%, a inteligentne przetwarzanie dokumentów jest adoptowane przez 12,7% firm.

EY Polska szacuje, że firmy inwestujące w hiperautomatyzację do 2024 roku obniżą dzięki niej swoje koszty nawet o 30%.