5 nietypowych funkcji ERP, które mogą uratować Twoje przedsiębiorstwo

# BMS

5 nietypowych funkcji ERP, które mogą uratować Twoje przedsiębiorstwo

17.04.2025

W tym artykule dowiesz się:

Jak system erp pomaga zarządzać firmą zgodnie z regulacjami
Jakie są korzyści połączenia systemy ERP z platformą ecomerce
W jaki sposób ERP wspierane przez AI umożliwia analizę predykcyjną
Jak system ERP pomaga zarządzać nietypowymi projketami

Systemy ERP kojarzone są głównie z zarządzaniem zasobami firmy, księgowością czy logistyką, ale wbrew pozorom oferują one znacznie więcej, Wśród mniej oczywistych funkcji kryją się narzędzia, które mogą pomóc w trudnych sytuacjach biznesowych.

Zarządzanie zgodnością z regulacjami za pomocą ERP

Współczesne organizacje, zastanawiając się nad wyborem systemu ERP, muszą myśleć nie tylko o zwiększaniu wydajności produkcyjnej, ekologii czy przewadze konkurencyjnej nad innymi firmami – muszą też przestrzegać różnorodnych regulacji prawnych, branżowych oraz wewnętrznych. Są one bowiem niezbędne w zapewnianiu ciągłości działania, ochrony reputacji i minimalizacji ryzyka kar finansowych.

Jak w tym kontekście wykorzystać systemy ERP (a także inne rozwiązania, takie jak Business Management Systems)? Przede wszystkim trzeba zauważyć, że ERP integrują dane i procesy biznesowe w ramach jednej platformy. Dzięki temu nie tylko można łatwo skalować system (co może być przydatne w przypadku zapotrzebowania na technologie chmurowe), ale również wykorzystać ERP do wdrożenia nietypowych funkcji.

Dlaczego piszemy o nietypowych funkcjach ERP? Otóż, choć systemy tego typu od wielu lat zaskakują wielością zastosowań, pierwszą myślą, która przychodzi do głowy, gdy o nich mowa są kwestie związane z produkcją. Tymczasem ERP można wykorzystać np. do informowania o zmianach w przepisach wpływających na działalność organizacji, do czego można wykorzystać moduły odpowiedzialne za raportowanie.

Innym zastosowaniem ERP w kontekście zarządzania zgodności z regulacjami jest śledzenie dokumentacji, np. faktur, certyfikatów czy umów. Platformy mogą nie tylko automatycznie tworzyć różnego rodzaju dokumenty, ale również mogą je przechowywać i archiwizować – ponieważ wszystko odbywa się w wersji cyfrowej, nie trzeba się martwić, że jakaś umowa zostanie zjedzona przez czas.

Integracja ERP z e-commerce i platformami cyfrowymi

Jednym ze sposobów zastosowania ERP dla efektywności biznesu jest ich integracja z platformami e-commerce w rodzaju Shopify czy WooCommerce. Takie połączenie umożliwia płynny przepływ informacji pomiędzy różnymi obszarami działalności, a to przyczynia się do poprawy jakości i szybkości procesów biznesowych.

Połączenie dwóch systemów w celu automatycznej wymiany danych może np. ułatwić zarządzanie stanami magazynowymi – dane dotyczące dostępności produktów mogą być automatycznie synchronizowane pomiędzy systemem ERP a platformą e-commerce, co minimalizuje ryzyko sprzedaży produktów niedostępnych w magazynie. Może to też pomóc w przetwarzaniu zamówień, ponieważ integracja pozwala przesyłać zamówienia składane w platformie e-commerce bezpośrednio do realizacji z pomocą ERP.

Jakie jeszcze przykłady połączeń zaawansowanych funkcji ERP z platformami e-commerce możemy szukać? Rozwiązania te sprawdzają się w aktualizacji cen – informacje o zmianach, rabatach i promocjach są synchronizowane w czasie rzeczywistym. Pomagają też w śledzeniu przesyłek, ponieważ informacje o statusie zamówień są automatycznie przekazywane do platformy e-commerce.

Detaliści coraz chętniej integrują systemy ERP z platformami takimi jak Shopify, Magento czy WooCommerce, aby zautomatyzować procesy zarządzania zamówieniami i magazynem. Potwierdzają to obserwacje zainteresowanych platform (np. Shopify), a także dane – już w 2021 roku w Polsce 47% firm e-commerce podkreślało, że ERP pozwala im szybciej realizować swoje zamówienia.

ERP – prognozowanie i analiza danych wspierane sztuczną inteligencją

Inną, coraz popularniejszą, integracją jest połączenie AI z ERP. Sztuczna inteligencja umożliwia nie tylko automatyzację procesów, ale także znacząco podnosi efektywność analizy danych i prognozowania, a to przekłada się na skuteczniejsze decyzje i większą konkurencyjność.

Pytanie jednak brzmi – w jakich dokładnie obszarach AI pomaga ERP? Jednym z najbardziej oczywistych zastosowań jest analiza dużych zbiorów danych (znana lepiej jako big data) oraz generowania prognoz. W tym kontekście AI można wykorzystać do analizy historycznych danych operacyjnych (np. o popycie czy trendach rynkowych), żeby przewidzieć przyszłe zapotrzebowanie na zasoby. Algorytmów uczenia maszynowego można też używać do identyfikacji wzorców w danych sprzedażowych, co pomaga przewidzieć np. sezonowe wahania popytu.

Zalety połączenia sił AI i ERP dostrzegło już wiele branż – jak wynika z badań, aż 65% firm uważa, że AI jest niezbędnym elementem ich systemów ERP. Tego typu integrację stosuje się w branży produkcyjnej do prognozowania zapotrzebowania na surowce, w handlu detalicznym do przewidywania potrzeb klientów, a także w logistyce do identyfikacji najefektywniejszych tras dostaw.

Nie powinno zatem nikogo dziwić, że analitycy i instytucje badawcze przewidują wielką przyszłość dla AI w systemach ERP. Ponieważ sztuczna inteligencja rozwija się w niesamowicie szybkim tempie, nie można wykluczyć, że już w najbliższej przyszłości pojawią się samouczące systemy ERP, a połączenie AI z danymi z urządzeń IoT pozwoli na jeszcze dokładniejsze prognozy i analizy.

ERP a wsparcie zarządzania projektami w niestandardowych procesach biznesowych

Systemów ERP używa się także do obsługi niestandardowych procesów. Czym jednak są niestandardowe procesy? Najprościej jest powiedzieć, że są to te procesy, które nie są częścią rutynowych operacji organizacji i często wymagają unikalnego podejścia. Mogą być związane z:

opracowywaniem produktów lub usług, które wymagają indywidualnego podejścia i dostosowania metod pracy;
nowatorskimi rozwiązaniami technologicznymi;
personalizacją produktów lub usług według specyficznych wymagań odbiorcy;
reorganizacją struktur wewnętrznych, implementacją nowych systemów lub zmianą procesów biznesowych.

Systemy ERP, choć tradycyjnie kojarzone z optymalizowaniem standardowych procesów operacyjnych, oferują również funkcje dostosowane do zarządzania niestandardowymi projektami. Moduły ERP umożliwiają np. szczegółowe planowanie projektów, przypisanie odpowiednich zasobów oraz monitorowanie ich wykorzystania. Dają też możliwość bieżącego śledzenia postępu projektu, co ułatwia identyfikowanie potencjalnych problemów oraz szybkie reakcje.

ERP ułatwia centralne zarządzanie projektem, a to eliminuje chaos informacyjny i poprawia współpracę między działami i umożliwia lepszą koordynację zadań. Pozwala także szybko reagować na zmiany w projekcie i ułatwia współdziałanie różnych zespołów.

Przykładem mogą być firmy tworzące oprogramowanie – w ich wypadku ERP może pomóc zarówno w zarządzaniu projektami badawczo-rozwojowymi, jak i monitorowaniu postępów w tworzeniu produktów. Systemy sprawdzą się też w niecyfrowych zastosowaniach – mogą pomóc np. w zarządzaniu wieloetapowymi projektami budowlanymi.

Personalizowane raporty analityczne w czasie rzeczywistym w ERP

Innym przykładem funkcji ERP dla nowoczesnych przedsiębiorstwa są personalizowane raporty analityczne – zestawienia danych dostosowywane do indywidualnych potrzeb użytkowników, uwzględniając specyfikę ich roli, działu czy projektów, nad którymi pracują. Bazują na bieżących danych zintegrowanych z różnych modułów ERP i dają natychmiastowy wgląd w aktualne dane. Dzięki temu menedżerowie i decydenci mogą podejmować decyzje niemal natychmiast.

Jak to działa w szczegółach? Raporty czerpią informacje z różnych źródeł w obrębie systemu ERP, takich jak dane finansowe, operacyjne, magazynowe czy kadrowe. Systemy mogą je automatycznie generować i dostarczać w określonych przedziałach czasowych lub w odpowiedzi na zdefiniowane zdarzenia. W połączeniu z AI mogą też przewidywać przyszłe trendy i ryzyka.

Z kolei użytkownicy mogą definiować strukturę raportów, wybierać interesujące ich wskaźniki i dane, a także określać preferowany sposób prezentacji wyników (np. tabele, wykresy, dashboardy). Mogą również dynamicznie zmieniać zakres raportów, np. wybierać różne okresy analizy, regiony działania czy grupy produktów.

Tego rodzaju zaawansowana funkcja ERP sprawdza się nie tylko w branży produkcyjnej, gdzie umożliwia m.in. śledzenie wydajności maszyn, stanu zapasów i realizacji zamówień – można też ją wykorzystać w handlu do analizy sprzedaży i dostosowania strategii marketingowej czy w finansach do analizy przepływów pieniężnych, należności i zobowiązań. Bez względu na obszar zastosowania zarówno nietypowe funkcje ERP, jak i typowe, czyli te, o których od razu się myśli po usłyszeniu frazy „system ERP”, sprawiają, że współczesne firmy mogą zdobywać nowe szczyty.

Porozmawiajmy!

Wypełnij formularz,
a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!

Strefa wolna od botów! Piszemy my, nie maszyny.