/ We know how

5 kluczowych korzyści automatyzacji procesów biznesowych dla małych firm e-commerce

Żeby nadążyć za szybko rozwijającym się rynkiem, małe firmy e-commerce coraz częściej decydują się na automatyzację procesów biznesowych. Dzięki niej mogą w krótkim czasie zwiększyć swoją efektywność, co może przełożyć się na poprawę rynkowej pozycji.

 

 

Zrozumienie procesów biznesowych w małych firmach e-commerce

 

Jak wskazuje raport przygotowany przez Zapier, w 2021 roku właściciele 66% małych firm w Stanach Zjednoczonych stwierdzili, że automatyzacja procesów biznesowych była niezbędna, żeby zapewnić ich organizacjom właściwe działanie. Ten sam raport precyzuje również, że w 88% przypadków niewielkich przedsiębiorstw automatyzacja została wdrożona w celu zapewnienia większej konkurencyjności, szczególnie w obliczu większych firm.

Takie dane nie powinny dziwić. Automatyzacja procesów biznesowych dla małych firm e-commerce oznacza większą i lepszą kontrolę nad ich codzienną działalnością. Najważniejszym aspektem jest oddelegowanie najżmudniejszych zadań w „ręce” robotów, co pozwala pracownikom skupić się np. na rozwijaniu swoich umiejętności lub pracy nad poprawą funkcjonowania firmy. Implementacja automatyzacji przekłada się również na polepszenie dobrostanu członków organizacji.

Żeby jednak wdrożyć automatyzację w środowisku pracy małych firm, szczególnie z obszaru e-commerce, należy wcześniej dokładnie przeanalizować przebieg i wymagania poszczególnych procesów. Równie ważna jest specyfika branży, w której operuje dana organizacja, ale nie zmienia to faktu, że najczęściej automatyzuje się takie zadania jak:

  • zaopatrzenie i zarządzanie zapasami,
  • przetwarzanie zamówień,
  • obsługa klienta,
  • marketing i promocja,
  • logistyka i dostawa,
  • analiza danych i raportowanie.

 

 

Co to jest automatyzacja procesów biznesowych i dlaczego jest ważna?

 

Żeby przeprowadzić szybką i skuteczną automatyzację procesów biznesowych, należy też wiedzieć, czym ona jest i jak wyglądają najświeższe trendy w tym zakresie. Najczęściej mianem automatyzacji określa się zastosowanie technologii i narzędzi informatycznych w celu zautomatyzowania, usprawnienia i optymalizacji stosowanych w firmie procesów operacyjnych, administracyjnych i biznesowych. Współcześnie do tego celu stosuje się m.in. sztuczną inteligencję, technologie chmurowe oraz rozwiązania w duchu hiperautomatyzacji.

Automatyzacja procesów biznesowych jest ważna z wielu powodów. Pozwala szybko i bezbłędnie wykonywać rutynowe zadania, co często przedstawiane jest jako główna korzyść z wdrożenia. Brak Brak konieczności ręcznego przetwarzania danych umożliwia pracownikom skupienie się na bardziej wartościowych zadaniach, co prowadzi do zwiększenia produktywności i oszczędności czasu.

Automatyzacja procesów biznesowych dla małych firm e-commerce zwiększa też ich możliwości skalowania działań firmy w miarę rozwoju. Jest to szczególnie widoczne, np. w zastosowaniu RPA – zrobotyzowanej automatyzacji procesów. Zadania, które przed implementacją automatyzacji wymagały ręcznego sterowania oraz bieżącego dostosowywania, po wdrożeniu robotów można po prostu wyłączyć, jeśli w danym momencie nie będą potrzebne. Działa to także w drugą stronę – jeśli w danym okresie organizacja będzie potrzebowała zwiększyć swoje możliwości produkcyjne, dzięki RPA można to zrobić szybciej niż w przypadku procesów niezautomatyzowanych.

 

 

Pięć kluczowych korzyści automatyzacji procesów biznesowych

 

Do najważniejszych korzyści z automatyzacji procesów biznesowych należą m.in.:

  • Poprawa efektywności oraz oszczędność czasu i zasobów – szybkie i skuteczne wykonywanie rutynowych zadań oraz eliminacja ręcznego przetwarzania danych pozwalają pracownikom skupić się na bardziej wartościowych zadaniach. Przyczynia się to np. do lepszego wykorzystania zasobów oraz czasu, ponieważ procesy, które przed automatyzacją wykonywano w godzinę, po wdrożeniu odpowiednich technologii można wykonywać np. dwa razy szybciej.
  • Redukcja błędów – automatyzacja procesów biznesowych minimalizuje ryzyko ludzkich pomyłek oraz poprawia precyzję i dokładność. Jest to szczególnie istotne w kontekście małych firm e-commerce, szczególnie tych, które dopiero budują swoje relacje z klientami. Nie mogą one pozwolić sobie np. na dostarczenie wadliwego zamówienia, ponieważ nie mają takich możliwości obrony jak rynkowi giganci, a także w większej mierze zależą od opinii klientów.
  • Większa elastyczność – zautomatyzowane procesy są bardziej elastyczne i można je dostosowywać do zmiennych warunków rynkowych za pomocą zmian kilku opcji. Małym firmom e-commerce może to pomagać, np. w okresie sezonowego zainteresowania. W tym wypadku można szybko zwiększyć możliwości przerobowe, które w równie krótkim czasie można dostosować do spokojniejszych warunków.
  • Poprawa jakości – jasno zdefiniowane reguły i procedury gwarantują, że stosowane w firmie procesy są realizowane spójnie i zgodnie z oczekiwaniami, co prowadzi do poprawy jakości produktów i usług.
  • Lepsze monitorowanie – dzięki implementacji automatyzacji można w czasie rzeczywistym śledzić przebieg i wyniki procesów biznesowych. Jest to szczególnie ważne w przypadku małych firm e-commerce, ponieważ dostarcza jasnych informacji na temat KPI oraz innych danych, co może być istotne w procesie podejmowania decyzji biznesowych. Może to być także pierwszy krok w procesie przekształcenia w organizację opartą na danych.

 

 

Jak implementować automatyzację procesów biznesowych w małych firmach e-commerce

 

Implementacja automatyzacji procesów biznesowych w małych firmach e-commerce może być realizowana w kilku krokach. Pierwszym zawsze powinna być identyfikacja kluczowych procesów. Na tym etapie należy określić zadania powtarzalne, czasochłonne lub podatne na błędy – bez względu na dział, którego dotyczą, powinny jako pierwsze zostać zautomatyzowane.

Zdefiniowanie procesów do automatyzacji pozwala też lepiej określić cele całego procesu. Ich dokładne wskazanie zależy głównie od potrzeb i oczekiwań firmy, ale najczęściej automatyzuje się, żeby zaoszczędzić czas, zredukować błędy, zwiększyć efektywność i poprawić obsługę klienta. Bez względu na wybrane cele, powinny być one zrozumiałe, osiągalne i mierzalne za pomocą wskaźników efektywności, co pozwoli ocenić skuteczność ich realizacji.

Następnie należy wybrać odpowiednie narzędzia i oprogramowanie. Automatyzacji można dokonać za pomocą m.in.:

  • ERP – systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa
  • CRM – systemy zarządzania relacjami z klientami,
  • WMS – systemy zarządzania magazynem,
  • narzędzi do automatyzacji marketingu,
  • oprogramowania do obsługi zamówień.

Powinny one w jak największym stopniu odpowiadać potrzebom i budżetowi organizacji. Wybierając konkretne technologie, warto skonsultować się z firmami oferującymi implementację automatyzacji w środowisku biznesowym. Już na etapie wyboru konkretnych rozwiązań warto nawiązać współpracę z firmami zajmującymi się wdrożeniami tego typu technologii, ponieważ na dłuższą metę może to być tańsze i efektywniejsze niż próba implementacji na własną rękę.

Kolejnym krokiem powinno być dostosowanie procedur do nowych rozwiązań. Czasami niezbędna jest także zmiana organizacji pracy. Nie wolno również zapominać o szkoleniach dla personelu – powinny one obejmować nie tylko kwestie techniczne, ale również powinny jasno komunikować, że automatyzacja nie jest dla nich zagrożeniem, a usprawnieniem codziennych obowiązków.

 

 

Przypadki użycia i sukcesy małych firm e-commerce dzięki automatyzacji

 

W przypadku małych firm e-commerce automatyzacja może np. pomóc w optymalizacji procesu obsługi zamówień – potwierdzania zamówienia, generowania faktur czy integracji z bramkami płatniczymi. Dzięki temu niewielkie sklepy internetowe mogą błyskawicznie przetwarzać zamówienia i płatności, co prowadzi do skrócenia cyklu zamówienia i poprawy satysfakcji klienta.

Małe firmy e-commerce mogą skorzystać także z automatyzacji procesu zarządzania zapasami. Integracja monitorowania poziomów zapasów, generowania zamówień i synchronizacja danych między platformą e-commerce a systemem zarządzania magazynem lub systemem ERP pozwala efektywnie zarządzać zasobami firmy. Przekłada się to na oszczędności, które można zainwestować w rozwój przedsiębiorstwa.

Jednym z częstych przypadków użycia automatyzacji w małych firmach e-commerce jest zautomatyzowanie procesów obsługi klienta. Działania, takie jak generowanie automatycznych odpowiedzi na zapytania, śledzenie zamówienia czy udostępnianie informacji o statusie zamówienia są prostymi sposobami poprawy doświadczenia klienta. Automatyzacje wykorzystuje się także w marketingu – pozwala ona małym firmom e-commerce np. wysyłać spersonalizowane e-maile oparte na preferencjach i zrachowaniach klientów, co może zwiększyć ich zaangażowanie oraz przełożyć się na lepszą konwersję i sprzedaż.

Porozmawiajmy!

    Wypełnij formularz,
    a my pomożemy Ci wdrożyć najnowsze rozwiązania!