KSeF and ERP Systems – Key Information on the Changes

„Puchatek spojrzał na obydwie łapki. Wiedział, że jedna z nich jest prawa, i wiedział jeszcze, że kiedy już się ustaliło, która z nich jest prawa, to druga była lewą, ale nigdy nie wiedział, jak zacząć[i]”. Aby przedsiębiorcy, patrząc na swoje faktury, kopie i oryginały, mogli uniknąć losu Puchatka, aparat ucisku skarbowego wpadł na genialny w swojej prostocie pomysł uruchomienia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur – KSeF[ii]. Co prawda elektroniczne fakturowanie będzie obowiązkowe dla wszystkich podmiotów dopiero od I kwartału roku 2024, ale już teraz warto się przyjrzeć szczegółom i przygotować się na zmianę.   

Czym tak właściwie jest Krajowy System e-Faktur ?

 Polska jest czwartym krajem Unii Europejskiej, który wprowadza fakturowanie w trójstronnym modelu clearance. Stronami są  jednocześnie sprzedający, kupujący i fisuks. Przed wystawieniem każdej faktury dostawca towaru lub usługi jest uwierzytelniany w specjalnym systemie teleinformatycznym, faktura otrzymuje unikalny numer i w tym momencie jest udostępniana nabywcy. Dokument jest rejestrowany w urzędzie skarbowym z adnotacją „zatwierdzony”.Krajowy System e-Faktur KSeF jest właśnie takim systemem teleinformatycznym, który jest przeznaczony do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur o z góry ustalonej strukturze informacyjnej. KSeF samodzielnie opatruje faktury własnym numerem identyfikacyjnym i weryfikuje ich zgodność ze zdefiniowaną wcześniej strukturą logiczną. To prosta i dobrze znana koncepcja wykorzystująca szablony plików w formacie xml. Twórcy tego rozwiązania założyli, że e-faktury będą wystawiane głównie w aplikacjach finansowo-księgowych przedsiębiorców. Od 1 stycznia 2022 r. faktury ustrukturyzowane są już dopuszczone do obrotu gospodarczego jako jedna z akceptowalnych form dokumentowania transakcji, razem z fakturami papierowymi i dotychczasowymi fakturami elektronicznymi.  

KSeF – najważniejsze terminy

 Żeby zrozumieć, jak działa KSeF, trzeba poznać znaczenie najważniejszych terminów. Należą do nich:

1. e-faktura,
2. uwierzytelnianie,
3. uprawnienia,
4. baza danych,
5. interfejsy API,
6. aplikacja webowa.

Podstawowym dokumentem w systemie KSeF jest ustrukturyzowana e-faktura, czyli plik w formacie xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP[iii]. Co ważne – jest to jedna struktura dla wszystkich rodzajów faktur. Zawiera ona informacje, które służą dokumentowaniu transakcji – obowiązkowe, wymagane przez ustawę o podatku VAT oraz nieobowiązkowe, ale funkcjonujące w obrocie gospodarczym. e-Faktura, w odróżnieniu od faktury elektronicznej, nigdy nie będzie np. załącznikiem do e-maila w formacie PDF, to po prostu kolejny rekord w centralnej bazie danych systemu KSeF prowadzonej przez Ministerstwo Finansów. Ponieważ nie ma możliwości zagubienia lub zniszczenia e-Faktury, to oznacza, że duplikat faktury zniknie z obiegu gospodarczego. Wystawca e-faktury ma także pewność, że dotarła ona do kontrahenta. Do tej pory, w przypadku faktur elektronicznych tak naprawdę nigdy nie było pewności.Drugi istotny element całego systemu to moduł uwierzytelniania użytkownika. e-Faktury mogą być podpisane dobrze już znanymi podpisami zaufanym i kwalifikowanym, podpisem kwalifikowanym bez numeru NIP lub PESEL, pieczęcią kwalifikowaną lub unikalnym generowanym przez system tokenem przypisanym do konkretnego podatnika lub podmiotu przez niego upoważnionego, zgodnie z posiadanymi uprawnieniami.Uprawnienia do posługiwania się Krajowym Systemem e-Faktur można nadawać użytkownikom w ramach posiadanego już systemu ERP, z poziomu aplikacji webowej udostępnionej przez Ministerstwo Finansów lub klasycznie – za pomocą specjalnych druków ZAW-FA składanych w urzędach skarbowych. Uprawnienia mogą być:

• właścicielskie,
• do nadawania kolejnych uprawnień – dotyczy to wyłącznie osób fizycznych
• do wystawiania faktur,
• do dostępu do faktur,
• do samofakturowania,
• komornicze lub dla organów egzekucyjnych.

W KSeF przewidziano także cały szereg uprawnień pośrednich, związanych wyłącznie z wystawianiem i dostępem do faktur. Baza danych systemu KSeF będzie przechowywać wszystkie faktury krążące w obiegu gospodarczym przez 10 lat. Jeśli odbiorca nie wyrazi zgody na korzystanie z KSeF, faktura i tak się tam znajdzie, a wystawca faktury będzie musiał dostarczyć ją do odbiorcy w inny, uzgodniony sposób. Dostępne dla MF narzędzia Big Data pozwolą szybciej wykrywać wszystkie podejrzane transakcje np. związane z próbami wyłudzenia podatku VAT.Oczywiście sama baza danych i e-Faktury same w sobie nie rozwiążą żadnego problemu – o sile KSeF decyduje powszechność jego użycia. Dlatego MF udostępniło już swoją aplikację webową dostępną dla każdego podatnika oraz odpowiednie interfejsy API (Application Programming Interface) pozwalające zintegrować KSeF z posiadanymi już rozwiązaniami klasy EPR.  

Jakie działania trzeba podjąć wraz z zapowiedzianą zmianą w e-Fakturowaniu?

 W najprostszym przypadku przed 2024 rokiem trzeba będzie opanować funkcjonalność bezpłatnych narzędzi systemu KSeF, które są już przygotowane dla podatników. Dzięki nim będzie można wystawić i odebrać fakturę, przejrzeć swoją listę faktur i wysyłek, nadać uprawnienia, czy wygenerować token. Będzie to wyjście raczej dla tych, którzy nadal posługują się tylko arkuszami kalkulacyjnymi. Trudno oczekiwać, że znajdą się w nich rozwiązania niezbędne w każdej choćby zatrudniającej kilka osób firmie. Oznacza to, że trzeba się będzie rozejrzeć za nowym oprogramowaniem obsługującym KSeF. Dotychczasowe zmiany tego typu pokazują, że dostosowanie oprogramowania zapewne odbędzie się na kilka sposobów:

1. pojawią się zupełnie nowe aplikacje, z reguły dostosowane do potrzeb bardzo małych firm lub indywidualnej działalności gospodarczej,
2. producenci stworzą fakultatywne moduły współpracujące z ich systemami finansowo-księgowymi, za które zapewne przyjdzie nieco zapłacić,
3. nowa funkcjonalność pojawi się w kolejnej aktualizacji posiadanego pakietu i będzie to w ramach dotychczasowej licencji, bezpłatnie lub odpłatnie,
4. konieczne będzie przeprowadzenie prac integracyjnych we własnym zakresie.

Dostawcy oprogramowania biznesowego z reguły samodzielnie dbają o zgodność ich produktów ze stanem formalno-prawnym, ale dla nich graniczna data to 2024 rok. Dla użytkowników, którzy muszą wdrożyć takie rozwiązanie, przeszkolić pracowników, opracować plan nadawania uprawnień – czasu jest mniej, ale nadal dostatecznie dużo. Trzeba się jednak liczyć z koniecznością poniesienia pewnych wydatków – z reguły wdrożenia nowych funkcjonalności w systemach ERP kosztują i trzeba będzie się mocno pochylić nad optymalizacją kosztów takiego projektu. Może się także zdarzyć, szczególnie w przypadku starszych rozwiązań, że próba zmodyfikowania systemu skończy się decyzją o wymianie systemu ERP na nowy.  

Dlaczego wdrożenie KSeFu do ERP jest istotne?

 Faktura to podstawowy dokument opisujący finansową stronę każdej transakcji gospodarczej. Zmiany w tym zakresie mają fundamentalne znaczenie dla każdego systemu ERP, czy MRP w zakresie nie tylko finansów i księgowości, ale również zakupów i sprzedaży. Operacyjna sprawność związana z przetwarzaniem faktur może się okazać decydująca dla zapewnienia odpowiedniej jakości obsługi klientów. Wystarczy wyobrazić sobie firmę, która dziennie wystawia kilka tysięcy faktur, a każda z dziesiątkami pozycji. Gdyby na przykłada na etapie wystawiania faktur powstało wąskie gardło – można byłoby mówić o zapaści biznesowej. Dlatego dobrze zaprojektowana integracja posiadanego systemu ERP z KSeF będzie kluczowa także z biznesowego punktu widzenia. Pliki xml z e-Fakturami są relatywnie bardzo małe, ich przesłanie do centralnej bazy danych nie powinno sprawiać kłopotów, oczywiście, o ile sama baza będzie dostatecznie wydajna. Poza tym trudno sobie wyobrazić, aby firmy działały wbrew przepisom – integracja z KSeF to obowiązek.Istnieją także inne przesłanki, które zachęcają do szybszego spełnienia tego obowiązku. Integracja ERP z KSeF pozwala na scentralizowanie i optymalizację wszystkich procesów przetwarzania faktur, a pełna strukturalność e-Faktur znacząco ułatwia robotyzację tego procesu. Wdrożenie KSeF może być również wyzwalaczem do szerszego stosowania robotów programistycznych i automatyzacji w przypadku wielu innych procesów biznesowych.  

Integracja KSeF do ERP – co trzeba wiedzieć?

 Podstawowym zadaniem modułów integrujących KSeF z rozwiązaniami klasy ERP będzie mapowanie struktur xml z definicji e-Faktury FA(1) ze strukturami dokumentów w posiadanym systemie, co pozwoli na przesyłanie i rozpakowywanie plików z e-Fakturami. Konieczne będzie także dodanie takiej funkcjonalności, aby komunikaty zwrotne otrzymywane z KSeF za pośrednictwem interfejsów API były w prawidłowy sposób obsługiwane w aplikacji biznesowej. Chodzi tu szczególnie o informacje o zaakceptowaniu lub odrzuceniu faktury przez KSeF.Widać zatem, że zakres prac wdrożeniowych będzie obejmować proces automatycznego tworzenia e-Faktury zgodnej ze standardem xml, bezpieczną komunikację z centralną bazą danych za pośrednictwem API oraz zmiany w odpowiednich modułach systemu ERP, które będą odpowiedzią na komunikaty KSeF. Głębokość tych modyfikacji zapewne będzie się zmieniać w zależności systemu i potrzeb użytkowników. Czas w jakim można wybierać i testować konkretne rozwiązania jest na tyle długi, że praktycznie wszyscy mają szanse uniknąć błędów i nieudanych integracji.  

Faktury ustrukturyzowane a ERP

 W wielu rozwiązaniach klasy ERP od lat dostępna jest funkcjonalność związana z EDI, czyli z elektroniczną wymianą danych. Moduły tego typu umożliwiają firmom wymianę dokumentów biznesowych przesyłanych w standardowym formacie. Zapewnia to nabywcom i dostawcom szybką i bezpieczną wymianę dokumentów i komunikatów zastępujących standardową komunikację papierową w całym łańcuchu dostaw. KSeF i e-Faktura są zatem pewnym szczególnym sposobem realizacji tej koncepcji. Wprowadzenie e-Faktur będzie oznaczać także wymierne oszczędności – mniejsze zapotrzebowanie na przestrzeń dyskową do archiwizowania baz danych, redukcję zapotrzebowania na usługi infrastruktury chmurowej, spadek ilości zużywanego papieru, tonerów, czy wreszcie mniejszy przyrost powierzchni archiwów papierowych. Przechowywaniem i udostępnianiem faktur zajmie się przecież KSeF.[i] https://www.empik.com/kubus-puchatek-milne-alan-alexander,p1137798639,ksiazka-p[ii] https://www.podatki.gov.pl/ksef/[iii] https://www.podatki.gov.pl/e-deklaracje/dokumentacja-it/struktury-dokumentow-xml/#ksef